RESOLUÇÃO DPGERJ N° 1194 DE 15 DE DEZEMBRO DE 2022

O DEFENSOR PÚBLICO GERAL DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições constitucionais e legais,

CONSIDERANDO:

- o definido pelo § 2º do artigo 216 da Constituição da República Federativa do Brasil de 1988, que estabelece a responsabilidade de toda instituição pública gerir de forma adequada toda a documentação governamental e franquear sua consulta a quantos dela necessitem;

- a legislação arquivística estabelecida pela Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que determina como dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

- a regulamentação da política de arquivos no âmbito do Estado do Rio de Janeiro, por meio da Lei Estadual nº 5.562, de 20 de outubro de 2009, que define a gestão documental como dever da Administração Pública Estadual para garantir a efetividade dos direitos e garantias individuais e coletivos;

- a Gestão Documental como uma política permanente da Defensoria e os Arquivos que registram as decisões, ações e memórias como fontes confiáveis de informação para ações administrativas responsáveis e transparentes, e o acesso a essas informações para promover o desenvolvimento da sociedade, fortalecimento da democracia, respeito aos direitos fundamentais e melhoria da gestão pública;

- o disposto na Resolução DPGE nº 1097, de 10 de maio de 2021, que instituiu a Comissão de Gestão de Documentos da área fim da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro - DPGE/RJ, com a finalidade de coordenar as atividades necessárias à elaboração e implementação da Política de Gestão de Documentos relacionados à area fim da DPGE/RJ; e

- finalmente, a proposta elaborada e apresentada pela Comissão de Gestão de Documentos da área fim, na condição de responsável pela implantação da Política de Gestão Documental da área fim da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro.

CONSIDERANDO o constante dos autos do processo nº E-20/001.003413/2021,

RESOLVE:

Art. 1º - Aprovar, na forma do anexo, o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos relativo às atividades-fim da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro.

CAPÍTULO I

DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DAS ATIVIDADES-FIM DA DEFENSORIA PÚBLICA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

Art. 2º - O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos relativos às atividades fim da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro apresenta os códigos de classificação das séries documentais com a indicação das funções, subfunções e atividades responsáveis por sua produção ou acumulação, bem como seus prazos de guarda e a destinação dos documentos.

Parágrafo único - Os instrumentos arquivísticos previstos no caput do artigo serão aplicados, a contar de sua publicação, nas unidades e órgãos, produtores e acumuladores de documentos, que compõe a estrutura da atividade fim da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro.

Art. 3º - A guarda, a transferência e a eliminação de documentos deverão obedecer aos prazos previstos na tabela de temporalidade referida no artigo 2º.

Parágrafo único - Os documentos produzidos e acumulados anteriormente à presente publicação somente poderão ser encaminhamos para eliminação ou guarda permanente após a avaliação e classificação em conformidade com o instrumento arquivístico previsto no artigo 2º.

Art. 4º - Fica autorizada a eliminação de documentos físicos quando estes forem digitalizados, desde que cumpridos os requisitos técnicos definidos em regulamento interno específico da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro.

Art. 5º – As unidades e órgãos da Defensoria receberão treinamento da Coordenação de Gestão Documental para aplicação e uso dos instrumentos arquivísticos.

CAPÍTULO II

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 6º - O Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos relativos às atividades-fim da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro estarão disponíveis na Internet.

Art. 7º - Os documentos previstos no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos relativos às atividades-fim da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro serão regulamentados, no que couber, pela Resolução DPGERJ N° 1194 de 15 de dezembro de 2022 e suas alterações.

Art. 8º - Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação.

ANEXO I

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DA ATIVIDADE FIM DA DPRJ

Disponível em: http://defensoria.rj.def.br/uploads/arquivos/2be445ec0ec84dedb90083892409159a.pdf

ANEXO II

TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA ATIVIDADE FIM DA DPRJ 

Disponível em: http://defensoria.rj.def.br/uploads/arquivos/7cf9d26d0b41470fb90dd22bbad582d5.pdf

Rio de Janeiro, 16 de dezembro de 2022.

RODRIGO BAPTISTA PACHECO

Defensor Público-Geral do Estado