RESOLUÇÃO DPGE Nº 914, DE 28 DE DEZEMBRO DE 2017.

RESOLUÇÃO DPGE Nº 914, DE 28 DE DEZEMBRO DE 2017.

Publicada no DOERJ em 03.01.2018

INSTITUI E REGULAMENTA O PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO NO ÂMBITO DA DEFENSORIA PÚBLICA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

O DEFENSOR GERAL DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições legais, tendo em vista o disposto nos arts. 67, 73 e 74 da Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993, e no art. 239 da Lei Estadual nº 287, de 04 de dezembro de 1979,

- o definido pelo art. 216 da Constituição da República Federativa do Brasil de 1988, que estabelece a responsabilidade de toda instituição pública gerir de forma adequada toda a documentação governamental e franquear sua consulta a quantos dela necessitem;

- a legislação arquivística estabelecida pela Lei Federal nº 8.159/1991, que determina como dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

- a regulamentação da política de arquivos no âmbito do Estado do Rio de Janeiro, por meio da Lei Estadual nº 5.562/2009, que define a gestão documental como dever da Administração Pública Estadual para garantir a efetividade dos direitos e garantias individuais e coletivos;

- o contexto de garantia do acesso à informação aos cidadãos como instrumento de transparência ativa e fortalecimento do controle social, fomentado pela promulgação da Lei Federal nº 12.527/2011, que dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações; e

- a necessidade de modernização dos processos da Administração, visando a formação de um Estado cada vez mais apto a prestar serviços de forma eficiente ao cidadão, tornando as instituições públicas mais racionais na utilização de seus recursos e garantindo menor tempo de resposta quando demandados

RESOLVE:

Art. 1º O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), criado e cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), fica instituído como sistema oficial de gestão de processos, documentos e informações administrativas da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro (DPRJ), definidas normas, rotinas e procedimentos de instrução do processo eletrônico, na forma do Regulamento anexo a esta Resolução.

Art. 2º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

ANDRÉ LUÍS MACHADO DE CASTRO

DEFENSOR PÚBLICO-GERAL DO ESTADO

ANEXO – REGULAMENTO DO PROCESSO ELETRÔNICO NA DEFENSORIA PÚBLICA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

Art. 1º Este Regulamento normatiza o funcionamento do Sistema Eletrônico de Informações para tramitação de processos administrativos na Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro (DPRJ), bem como para a prática de atos processuais por usuários externos.

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 2º São objetivos da implantação do SEI na DPRJ:

I - Aumentar a produtividade e a celeridade na tramitação de documentos e processos;

II - Aprimorar a segurança e a confiabilidade dos dados e das informações;

III - Criar condições mais adequadas para a produção e a utilização de informações;

IV - Facilitar o acesso às informações e garantir densidade normativa ao princípio da publicidade, incrementando a transparência que deve ser buscada pela Administração Pública; e

V - Reduzir o uso de insumos, os custos operacionais e os custos com armazenamento da documentação.

CAPÍTULO II

DAS DEFINIÇÕES

Art. 3º Para fins deste regulamento, considera-se:

I - Autenticação: declaração de autenticidade de um documento arquivístico, resultante do acréscimo, diretamente no documento, de elemento de verificação ou da afirmação por parte de pessoa investida de autoridade para tal.

II - Captura para o SEI: conjunto de operações que visam ao registro, à classificação, à atribuição de informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo e à anexação de documento arquivístico digital no SEI.

III - Código CRC (Cyclic Redundancy Check): código que garante a autenticidade de um documento assinado eletronicamente no SEI, constante em sua declaração de autenticidade.

IV - Documento: aquele produzido e recebido por órgãos e entidades da administração pública estadual, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

V - Documento Digital: é o documento arquivístico armazenado sob a forma eletrônica e codificado em dígitos binários, podendo ser:

a) Nato Digital: produzido originariamente em meio eletrônico; e,

b) Digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento em meio físico não digital, gerando uma fiel representação em código digital.

VI - Documento Externo: documento digital de origem externa ao SEI, ou seja, não produzido diretamente no sistema, independentemente de ser nato digital ou digitalizado e de ter sido produzido na DPRJ ou por ela recebido.

VII - Documento Gerado: documento nato digital produzido diretamente no SEI.

VIII - Usuário Externo: pessoa natural externa à DPRJ que, mediante cadastro prévio, está autorizada a ter acesso ao SEI para a prática de atos processuais em nome próprio ou na qualidade de representante de pessoa jurídica ou de pessoa natural.

IX - Usuário Interno: todo colaborador ativo da DPRJ com cadastro no SEI.

CAPÍTULO III

DO PROCESSO ELETRÔNICO

Art. 4º Todos os documentos no âmbito do SEI integrarão processos eletrônicos.

§1º Os documentos natos digitais juntados aos processos eletrônicos com garantia de origem, na forma estabelecida neste Regulamento, serão considerados originais para todos os efeitos legais.

§2º Os documentos digitalizados juntados aos processos eletrônicos no SEI, na forma estabelecida neste Regulamento, terão a mesma força probante dos originais.

Art. 5º O processo eletrônico deve ser criado e mantido de forma a permitir sua eficiente localização e controle, mediante o preenchimento dos campos próprios do sistema, observados os seguintes requisitos:

I - Ser formado de maneira cronológica, lógica e contínua;

II - Possibilitar a consulta a conjuntos segregados de documentos, salvo os processos físicos já existentes que forem digitalizados e convertidos em processo eletrônico;

III - Permitir a vinculação entre processos;

IV - Observar a publicidade das informações como preceito geral e o sigilo como exceção; e

V - Ter o nível de acesso de seus documentos individualmente atribuído, quanto à informação neles contida, como público, restrito ou sigiloso, sendo possível sua ampliação ou limitação, sempre que necessário.

Art. 6º As áreas responsáveis pelos processos administrativos da DPRJ devem:

I - Quando necessário, alterar o tipo de cada processo instaurado que tramitar por sua unidade; e

II - Criar e gerir as Bases de Conhecimento correspondentes no SEI;

Art. 7º Quando admitidos, os documentos de procedência interna e externa recebidos em suporte físico pelo Protocolo da DPRJ serão digitalizados e capturados para o SEI em sua integridade, observado que:

I - A assinatura digital no SEI por servidor público representa a conferência da integridade e autenticidade do documento digitalizado; e

II - Documentos que contenham informações que devam ter seu acesso público limitado deverão ser registrados no SEI com a sinalização do adequado nível de acesso, em conformidade com o disposto na legislação pertinente.

§1º No caso de documentos de procedência externa recebidos em suporte físico pelo Protocolo com indicação de informação sigilosa, não será efetivada sua digitalização no momento do recebimento no Protocolo, que os encaminhará à área competente sem violação do respectivo envelope, que procederá com sua digitalização e captura para o SEI.

§2º O uso do SEI para o armazenamento de informação classificada em grau de sigilo observará as regras, limites e diretrizes estabelecidas pela Comissão de Gestão Documental da DPRJ.

§3º Os documentos resultantes da digitalização de originais são considerados cópia autenticada administrativamente.

§4º Os documentos resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.

§5º No recebimento de documentos de procedência externa em suporte físico, o Protocolo da DPRJ poderá:

I - Proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;

II - Quando a protocolização de documento original for acompanhada de cópia simples, atestar a conferência da cópia com o original, devolvendo o documento original imediatamente ao interessado e descartando a cópia simples após sua digitalização;

III - Receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando que:

a) Os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório serão, preferencialmente, devolvidos ao interessado ou mantidos sob a guarda da DPRJ, nos termos de sua tabela de temporalidade e destinação; e,

b) Os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples poderão ser descartados após realizada sua digitalização e captura para o SEI, nos termos do caput e § 2º.

§6º Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização ou captura para o SEI do documento recebido, este ficará sob a guarda da DPRJ e será admitida sua tramitação física vinculada ao processo eletrônico pertinente.

§7º Quando concluídos, os processos eletrônicos ficarão sujeitos aos procedimentos de gestão documental, incluindo a guarda permanente ou a eliminação, de acordo com o disposto na legislação pertinente.

Art. 8º Não deverão ser objeto de digitalização nem captura para o SEI, exceto nos casos em que tais documentos venham a se tornar peças processuais:

I - Jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não caracterizam documento arquivístico; e,

II - Correspondências pessoais.

Art. 9º Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI, para questões urgentes que não possam esperar o reestabelecimento do sistema, estes podem ser produzidos em suporte físico e assinados de próprio punho, podendo receber numeração manual sequencial provisória e, quando do retorno da disponibilidade do sistema, devem ser imediatamente digitalizados e capturados para o SEI.

CAPÍTULO IV

DA ASSINATURA ELETRÔNICA

Art. 10. Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no SEI terão garantia de integridade, de autoria e de autenticidade, mediante utilização de Assinatura Eletrônica nas seguintes modalidades:

III - Assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada junto à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil); ou,

IV - Assinatura cadastrada, mediante login e senha de acesso do usuário.

§1º As assinaturas digital e cadastrada são de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.

§2º A autenticidade de documentos gerados no SEI pode ser verificada em endereço da DPRJ na Internet indicado na tarja de assinatura e declaração de autenticidade no próprio documento, com uso dos Códigos Verificador e CRC.

CAPÍTULO V

DOS USUÁRIOS EXTERNOS

Art. 11. O cadastro como usuário externo é ato pessoal, intransferível e indelegável e dar-se-á a partir de solicitação efetuada por meio de formulário eletrônico disponível em página própria no Portal da DPRJ na Internet.

Parágrafo único. A DPRJ poderá aceitar cadastros de usuários externos realizados em plataforma do governo de cadastro centralizado de identificação digital dos cidadãos.

Art. 12. O cadastro de representantes como usuário externo é obrigatório para:

I - Pessoas naturais ou jurídicas que participem, em qualquer condição, de processos administrativos junto à DPRJ; e,

II - Fornecedores que tenham ou pretendam celebrar contrato de fornecimento de bens ou serviços com a DPRJ, ressalvados os casos em que a DPRJ figure como usuária de serviço público.

Art. 13. O cadastro importará na aceitação de todos os termos e condições que regem o processo eletrônico na DPRJ, conforme previsto neste Regulamento e demais normas aplicáveis, habilitando o usuário externo a:

I - Acompanhar os processos em que lhe tenha sido concedido acesso externo; e,

II - Assinar contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com a DPRJ.

Art. 14. São da exclusiva responsabilidade do usuário externo:

I - O sigilo de sua senha de acesso, não sendo admissível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido;

II - A garantia de fidelidade dos dados informados no formulário eletrônico de cadastramento, incluindo o preenchimento dos campos obrigatórios;

III - A realização, por meio eletrônico, de todos os atos processuais entre a DPRJ, o usuário ou a entidade porventura representada, não sendo admitidas a celebração de atos por meio diverso, exceto quando houver inviabilidade técnica ou indisponibilidade do meio eletrônico;

IV - A observância de que os atos processuais em meio eletrônico se consideram realizados no dia e na hora do recebimento pelo SEI, independentemente do fuso horário no qual se encontre o usuário externo; e

V - As condições de sua rede de comunicação, o acesso a seu provedor de internet e a configuração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas.

Parágrafo único. A não obtenção do cadastro como usuário externo, bem como eventual erro de transmissão ou recepção de dados não imputáveis a falhas do SEI ou de sistema integrado, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos.

CAPÍTULO VI

DA PUBLICIDADE E DO PEDIDO DE VISTA

Art. 15. Os processos administrativos no âmbito do SEI que forem objeto de pedido de vistas, ou consultas, serão disponibilizados, por meio de arquivo digital em formato PDF ou ZIP, pela Coordenação de Gestão Documental da DPRJ, após validação de disponibilização realizada pela:

I - Unidade na qual o processo esteja em análise, em caso de processo aberto apenas na correspondente unidade; ou

II - Da área responsável regimentalmente pelo processo, em caso de processo aberto em múltiplas unidades ou concluído.

CAPÍTULO VII

DA TRANSIÇÃO PARA A UTILIZAÇÃO DO SEI

Art. 16. A partir do dia 2 de janeiro de 2018 fica vedada a produção de novos documentos e abertura de novos processos administrativos por meio diverso ao SEI.

Art. 17. Os processos administrativos já existentes, que se findarão até o dia 30 de março de 2018, poderão continuar sendo tramitados em meio físico, tendo seu controle de andamento processual sendo efetuado por meio do sistema de Controle de Processos e Documentos do Governo do Estado do Rio de Janeiro (UPO).

Art. 18. Os processos administrativos já existentes, que se findarão após o dia 30 de março de 2018, deverão obrigatoriamente ser digitalizados e capturados para o SEI pela Coordenação de Gestão Documental da DPRJ no momento do seu trâmite, respeitando o fluxo disciplinado no Manual de Gestão Documental da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro.

§1º Para fins legais, os processos administrativos digitalizados terão as mesmas validades de documentos externos digitalizados, conforme descrito no Art. 7º deste Regulamento.

§2º Os processos digitalizados manterão o mesmo número de processo atual.

CAPÍTULO VIII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 19. Os atos processuais praticados no SEI serão considerados realizados no dia e hora do respectivo registro eletrônico, conforme horário oficial de Brasília e legislação processual aplicável.

Art. 20. As unidades devem recusar processos e documentos que estiverem em desacordo com este Regulamento, restituindo-os às unidades que os encaminharam, especialmente aqueles em suporte físico, quando deveriam ter sido remetidos pelo SEI.

Art. 21. O uso inadequado do SEI fica sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.