ORDEM DE SERVIÇO Nº 115 DE 14 DE SETEMBRO DE 2017

CORREGEDORIA GERAL ATO DA CORREGEDORA-GERAL

ORDEM DE SERVIÇO Nº 115 DE 14 DE SETEMBRO DE 2017

DIÁRIO OFICIAL

DISPÕE SOBRE OS PROCEDIMENTOS A SEREM ADOTADOS PARA A UTILIZAÇÃO DE MENSAGENS DE CORREIO ELETRÔNICO NA COMUNICAÇÃO ENTRE OS ÓRGÃOS DE ATUAÇÃO E OS USUÁRIOS DA DEFENSORIA PÚBLICA.

A CORREGEDORA-GERAL DA DEFENSORIA PÚBLICA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições,

CONSIDERANDO: - que são funções típicas da Corregedoria-Geral a fiscalização e a orientação da atividade funcional dos membros da Defensoria Pública, - que é dever da Corregedoria-Geral velar pela eficiência do serviço prestado pelos membros da Defensoria Pública, empreendendo esforços para a otimização do atendimento, evitando-se a superfetação de atos; - a expressa previsão nos artigos 2º, inciso III, 5º, inciso XIII e 6º, incisos I e III, da Lei Federal nº 13.460, de 26 de junho de 2017 - Lei de Defesa dos Direitos dos Usuários de Serviços Públicos; - que a utilização de meios eletrônicos de contato com o assistido e das redes sociais contribui de forma inegável para a humanização do atendimento prestado pela Defensoria Pública, tornando-o mais ágil e eficiente; - a necessidade de ser uniformizado o procedimento dos Defensores Públicos quanto à utilização de mensagens de correio eletrônico e assemelhados, na comunicação entre os órgãos de atuação e os usuários da Defensoria Pública; e - o que consta do procedimento 1.286.6/16 da Corregedoria Geral,

RESOLVE:

Art. 1º - A presente Ordem de Serviço objetiva definir a política de utilização do correio eletrônico no contato com os usuários do serviço da Defensoria Pública, estabelecendo as diretrizes básicas a serem seguidas por Defensores, funcionários, estagiários e usuários.

Art. 2º - O Defensor Público, no exercício de suas funções, poderá utilizar-se de correio eletrônico em suas comunicações com os usuários do serviço da Defensoria Pública, observados os seguintes requisitos: I) o Defensor Público que desejar utilizar-se desta ferramenta deverá criar conta específica para o órgão de atuação e para a finalidade de comunicação com os usuários do serviço. Enquanto a Defensoria Pública não dispuser de conta institucional para os órgãos de atuação, é facultada a utilização de provedores privados gratuitos. II) as mensagens deverão conter indicação clara e ostensiva quanto ao órgão remetente bem como deverão igualmente indicar o nome da pessoa a qual se destina e, sendo o caso, o número do processo a qual se refere; III) todas as mensagens eletrônicas devem conter aviso no sentido de que todo o serviço da Defensoria Pública é gratuito e se destina àqueles que não tenham condições de arcar com custas, emolumentos e honorários de advogado, assim como àqueles que por outro motivo se encontrem em situação específica de vulnerabilidade, como por exemplo as mulheres vítimas de violência, pessoas com deficiência, privadas de liberdade ou vítimas de discriminação; IV) todas as mensagens eletrônicas devem conter aviso de que são destinadas exclusivamente aos seus destinatários e que as informações nelas contidas estão protegidas por sigilo profissional, bem como que o uso não autorizado das mesmas é proibido e estará sujeito às penalidades cabíveis. V) todas as mensagens eletrônicas deverão conter advertência no sentido de que o correio eletrônico destina-se apenas a troca de informações de rotina a respeito do andamento dos processos e demais serviços da Defensoria Pública. Tratando-se de questão urgente como, por exemplo, o advento de um prazo, a data de um leilão ou a necessidade de comparecimento ou adiamento de uma audiência, o usuário deve obrigatoriamente procurar o atendimento presencial; VI) os usuários serão previamente informados, de forma clara e inequívoca, sobre os meios e os emissores oficialmente autorizados pelo órgão da Defensoria Pública para envio de comunicações, indicando os respectivos contatos.

Art. 3º - A advertência, mencionada no inciso IV, do art. 2º, deverá ser comunicada ao usuário quando do fornecimento do endereço eletrônico, bem como deverá constar de todo o material impresso que se destine à divulgação de serviços de atendimento remoto por meio eletrônico.

Art. 4º - Os dados pessoais do usuário, bem como os meios de contato por ele fornecidos à Defensoria Pública, não serão, de qualquer modo ou sob qualquer fundamento, utilizados para fins estranhos aos institucionais, sob pena de aplicação das sanções administrativas, cíveis e criminais cabíveis.

Art. 5º - Esta Ordem de Serviço se aplica, no que couber, à troca de mensagens entre os órgãos de atuação e os usuários da Defensoria Pública, através de outros dispositivos remotos ou das redes sociais, com as seguintes peculiaridades: I) a troca de mensagens, a que se refere o caput, deverá ser feita de forma reservada, estando vedada a sua utilização no âmbito de grupos ou outros mecanismos que tornem o conteúdo da conversa entre Defensor/Usuário conhecida de outros Defensores, usuários ou terceiros; II) a página inicial ou perfil deverá conter as informações genéricas sobre o órgão de atuação, tais como formas de contato, endereço e horário de funcionamento, sendo certo que tais informações deverão sempre estar em consonância com ao que consta no Banco de Dados da Central de Relacionamento com o Cidadão a respeito do órgão de atuação.; III) as advertências contidas nos incisos III, IV e V, do art. 2º, poderão, de igual forma, constar da página inicial ou perfil. Não sendo possível, deverão ser reproduzidas em todas as mensagens.

Art. 6º - Caso o usuário dos serviços da Defensoria Pública seja parte em processo que tramita no Estado do Rio de Janeiro, porém seja residente em outro estado da federação, o seu atendimento para acompanhamento processual deverá ser feito pelo órgão de atuação existente junto ao Juízo onde tramita o processo preferencialmente por Correio Eletrônico, na forma aqui disciplinada.

Art. 7º - Todas as comunicações tratadas nesta Ordem de Serviço deverão observar o padrão constante no modelo anexo.

Art. 8º - Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.

Rio de Janeiro, 14 de setembro de 2017

ELIANE MARIA BARREIROS AINA

Corregedora-Geral