Defensoria Pública do Rio de Janeiro

A DEFENSORA PÚBLICA-GERAL DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo artigo 134, §2º da Constituição Federal e pelo artigo 179, §1º da Constituição do Estado do Rio de Janeiro;

CONSIDERANDO os preceitos contidos nos artigos 68 e 69, da Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964, que estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal;

CONSIDERANDO a regulamentação dada pelo Decreto Estadual nº 3.147, de 28 de abril de 1980, tocante ao Título V do Código de Administração Financeira e Contabilidade Pública;

CONSIDERANDO o enunciado no artigo 95, §2º, da Nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos (Lei nº 14.133, de 01 de abril de 2021);

CONSIDERANDO que o regime de Adiantamento confere agilidade ao gestor público, revelando-se artefato fundamental para instituições públicas de grande capilaridade como a DPRJ;

CONSIDERANDO o constante nos autos do Processo nº E-20/001.009266/2021.

RESOLVE:

SEÇÃO I - DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º. O adiantamento (suprimento de fundos) consiste na entrega excepcional de numerário a servidor(a) do quadro efetivo ou em comissão da instituição, sempre precedida de empenho na dotação própria, para a realização de despesas que não se subordinem ao processo normal de aplicação.

§1º. A concessão do numerário será exclusivamente direcionada às seguintes hipóteses de incidência:

I - Despesas miúdas de pronto pagamento: envolvem aquisições de pequena monta e/ou a realização de serviços até R$ 11.441,66 (onze mil, quatrocentos e quarenta e um reais e sessenta e seis centavos;

II - Despesas eventuais de Gabinete: realizadas exclusivamente pelo Gabinete do(a) Defensor(a) Público(a)-Geral para o atendimento de encargos relacionados à recepção de autoridades e a outras despesas de representação, até o máximo de R$ 57.208,30 (cinquenta e sete mil duzentos e oito reais e trinta centavos);

III - Despesas extraordinárias ou urgentes: são aquelas cuja não realização imediata possa causar prejuízo à Defensoria Pública ou a interrupção do curso do atendimento dos serviços prestados pela instituição, até o máximo de R$ 57.208,30 (cinquenta e sete mil duzentos e oito reais e trinta centavos).

§2º. A eventual falta ou deficiência de planejamento das unidades setoriais não autoriza a realização das despesas fora do processo normal de aplicação.

§3º. A autorização de adiantamento para cobertura de despesas extraordinárias e/ou urgentes só será concedida a partir de justificativa idônea da Autoridade Requisitante que ateste a urgência e/ou a ocorrência do evento extraordinário no caso concreto, devidamente fundamentada no corpo do Ofício de Solicitação de Concessão do Adiantamento, de que trata o caput do artigo 5º desta Resolução.

§4º. O(A) responsável pelo adiantamento será o(a) servidor(a) da instituição em efetivo exercício, encarregado(a) da regular guarda, uso e prestação de contas do numerário concedido em seu próprio nome.

§5º. Nas seguintes hipóteses, a concessão do adiantamento será vedada ao servidor:

I - que não apresentar a prestação de contas no prazo de 30 (trinta) dias, contados do último dia do prazo para sua aplicação (em alcance);

II - responsável por dois adiantamentos, simultaneamente;

III - em fruição de férias ou de qualquer outro afastamento legal;

IV - que esteja respondendo a processo administrativo disciplinar;

V - que esteja inscrito em conta contábil "Créditos por Dano ao Patrimônio".

§ 6º O suprido deverá prestar contas do suprimento de fundos em aberto antes de entrar em gozo de férias ou de licenças.

SEÇÃO II - DO PROCESSAMENTO DA DESPESA

TÍTULO I - DA REQUISIÇÃO DO ADIANTAMENTO

Art. 2º. O adiantamento deverá ser solicitado por uma Autoridade Requisitante, compreendida como o membro ou o(a) servidor(a) à frente das unidades administrativas constantes do Anexo Único desta Resolução.

Parágrafo único. São consideradas autoridades requisitantes, além do(a) Defensor(a) Público(a)-Geral: Chefe de Gabinete, Secretários, Diretores, Coordenadores Regionais e de Núcleos Especializados.

Art. 3º. As autorizações de adiantamento ficam limitadas a 12 (doze) no mesmo exercício financeiro, contando-se o limite separadamente para cada Unidade Administrativa descrita no Anexo Único desta Resolução; Secretarias e Gabinete do(a) Defensor(a) Público(a)-Geral.

Art. 4º. As despesas poderão ser realizadas apenas quando o recurso financeiro for depositado na conta corrente aberta especificamente para a movimentação do numerário.

Parágrafo único. Ainda que o(a) responsável utilize recursos próprios para a cobertura antecipada de qualquer despesa, não haverá reembolso por parte da DPRJ.

Art. 5º. Para formalizar a solicitação de recursos pelo regime de adiantamento, o(a) responsável deverá abrir o processo no Sistema Eletrônico de Informações, do tipo "Orçamento e Finanças: Adiantamento" e realizar a juntada do Ofício de Solicitação de Concessão de Adiantamento, preenchido e assinado eletronicamente pela autoridade requisitante, com o "Formulário de Identificação do Responsável Pelo Adiantamento", preenchido e assinado pelo(a) servidor(a) responsável pelo adiantamento.

§1º. O processo deverá ser encaminhado ao Núcleo de Pagamento de Benefícios (NUPAB), que, após análise, remeterá os autos para aprovação do Ordenador de Despesas.

§2º. Após autorização da concessão do adiantamento, o(a) responsável, de posse do "Formulário de Autorização para Abertura de Conta Corrente", deverá comparecer a uma agência bancária da instituição conveniada com a DPRJ para abertura da conta na modalidade de depósito em conta corrente.

§3º. O(A) responsável pelo adiantamento deverá solicitar a liberação de acesso ao Internet Banking na agência bancária onde foi aberta a conta, bem como o download do App correspondente na suíte de aplicativos do smartphone para a realização de consultas e a movimentação dos recursos com praticidade e segurança.

§4º. A conta corrente deverá contemplar apenas a movimentação dos recursos necessários à cobertura das despesas realizadas, vedada a cobrança de quaisquer tarifas e a incidência de rendimentos automáticos sobre o saldo disponível.

§5º. Efetuada a abertura da conta corrente, o(a) responsável pelo adiantamento anexará ao processo de concessão da verba a "Ficha - Proposta de Conta de Depósito - Pessoa Física", assinada pelo gerente da instituição financeira ou por assinatura eletrônica, e enviará o expediente ao Núcleo de Pagamento de Benefícios (NUPAB) para confecção da Nota de Autorização de Despesa (NAD).

Art. 6º. Nenhuma solicitação de adiantamento será apreciada e concedida após o dia 15 (quinze) de dezembro, salvo autorização expressa do(a) Defensor(a) Público(a)-Geral.

TÍTULO II - DA EXECUÇÃO DA DESPESA

Art. 7º. Após a Coordenação de Planejamento e Orçamento (COPLO) reservar o valor suficiente à garantia da execução parcial ou total da despesa solicitada na dotação orçamentária própria, o processo será encaminhado ao Ordenador da Despesas para emissão da Nota de Autorização de Despesa (NAD), documento que precede o empenhamento da despesa.

Art. 8º. Atendidas às exigências, o Núcleo de Pagamento de Benefícios (NUPAB) emite a Nota de Empenho.

Parágrafo único. Qualquer inconsistência na Nota de Empenho deverá ser imediatamente reportada pelo(a) servidor(a) responsável ao NUPAB no processo de concessão do numerário.

Art. 9º. Emitida a Ordem Bancária e anexado o Formulário de Pagamento, o NUPAB remeterá os autos à Unidade Administrativa requisitante e ao Controle Interno (CI) para ciência.

TÍTULO III - DA APLICAÇÃO DA DESPESA

Art. 10. O(A) responsável pelo adiantamento deverá executar as despesas que atendam aos requisitos legais pertinentes, justificando precisamente a realização de cada gasto e observando, em todos os casos, o princípio da economicidade na busca pelo bem/serviço que proporcione o resultado mais vantajoso para a Administração.

Art. 11. A utilização de recursos financeiros oriundos da verba de adiantamento é vedada nas seguintes hipóteses:

I - despesas já realizadas, isto é, para realizar pagamentos retroativos;

II - atendimento de despesas maiores que as quantias já adiantadas;

III - aquisição de bens ou de materiais com objetivo de formar estoque;

IV - aquisição de bens ou de materiais sem declaração da Coordenação de Materiais (COMAT) de que o material consultado não consta nos estoques do almoxarifado;

V - aquisição de bem ou contratação de serviço sem declaração da Diretoria do setor responsável de que a DPRJ não está licitando o bem e/ou o serviço consultado;

VI - pagamento parcelado de bens, materiais ou serviços de qualquer natureza;

VII - contratação de serviços de manutenção preventiva de máquinas e equipamentos, bem como os de natureza contínua;

VIII - pagamento de diárias e despesas de pessoal;

IX - pagamento de despesas celebradas com prestadores autônomos via Recibo de Pagamento Autônomo (RPA).

§1º. Será permitida, todavia, a contratação de materiais e/ou serviços com prestadores autônomos que operam na qualidade de Microempreendedor Individual (MEI), condicionada à emissão de Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e).

§2º. É terminantemente proibida a utilização do adiantamento para cobertura de despesas a que possa aproveitar Unidade Administrativa distinta daquela solicitante da verba, exceto quando eventual contiguidade física entre setores aproveitar o enquadramento, por questões de economia processual e facilitação logística.

Art. 12. O(A) responsável pelo adiantamento terá o prazo de até 60 (sessenta) dias corridos para aplicação dos recursos, contado a partir da emissão da Nota de Autorização de Despesa (NAD), cujo termo final é indicado na Nota de Empenho.

§1º. Na hipótese de o prazo de aplicação findar em dia não útil, será prorrogado para o primeiro dia útil seguinte.

§2º. Os adiantamentos somente poderão ser aplicados no mesmo exercício financeiro em que foram concedidos, ainda que eventual concessão próxima ao encerramento do exercício resulte em prazo inferior ao assinalado no caput deste artigo.

§3º. A aplicação extemporânea dos recursos de adiantamento só será admitida por despacho fundamentado endereçado pela Autoridade Requisitante ao Controle Interno (CI), que avaliará, conforme oportunidade e conveniência, a possibilidade de prorrogação do prazo.

Art. 13. A realização de qualquer despesa com recursos de adiantamento será precedida, em regra, de consulta prévia acerca da disponibilidade do material no almoxarifado e da existência de procedimento licitatório em curso para aquisição do bem/contratação do serviço endereçadas, respectivamente, à Coordenação de Materiais (COMAT) e às Diretorias de Gestão da Informação (DGI), de Infraestrutura e Engenharia (DIE) ou de Material, Patrimônio e Transporte (DMPT).

Parágrafo único. nas contratações de serviços especializados e/ou aquisições de materiais fora do escopo do contrato firmado com empresa especializada no ramo de engenharia, manutenção predial e climatização, o(a) responsável pelo adiantamento estará dispensado(a) da mencionada consulta, sem prejuízo da justificação obrigatória de que trata o §2º, do artigo 21, desta Resolução.

Art. 14. As despesas com aquisições que irão compor o acervo de bens permanentes da DPRJ deverão constar no Plano Anual de Contratações, após o levantamento das demandas setoriais e submetidas, portanto, ao devido procedimento licitatório, não podendo ser realizadas, em regra, com recursos de adiantamento.

§1º. Excepcionalmente, a Autoridade Requisitante poderá solicitar autorização à Subdefensoria Pública Geral de Gestão (SUBGESTAO) para a compra de materiais de caráter permanente com recursos de adiantamento, através de Despacho, no processo de concessão da verba.

§2º. Adquirido material de caráter permanente, o Controle Interno (CI), no processo de prestação de contas, encaminhará a Nota Fiscal correspondente à Coordenação de Patrimônio (COPAT) para a devida incorporação do material ao patrimônio da instituição.

Art. 15. O(A) servidor(a) responsável movimentará os recursos, preferencialmente, via Pix, o(a) qual deverá providenciar, junto ao banco, o cadastro de uma chave compatível para a operação das transações necessárias.

§1º. São permitidas, ainda, pagamento de boletos bancários emitidos em favor do fornecedor contratado, desde que não haja ônus financeiro para a DPRJ.

§2º. A utilização de cheque será permitida apenas quando demonstrada a indisponibilidade operacional das modalidades de pagamento indicadas neste artigo.

§3º. Fica autorizado, em cada adiantamento, o saque para pagamentos em espécie das despesas de pequena monta, observados os seguintes limites:

I - despesas miúdas de pronto pagamento: até R$ 1.144,16 (um mil cento e quarenta e quatro reais e dezesseis centavos).

II - despesas eventuais de Gabinete: até R$ 5.720,83 (cinco mil setecentos e vinte reais e oitenta e três centavos).

III - despesas extraordinárias ou urgentes: até R$ 5.720,83 (cinco mil setecentos e vinte reais e oitenta e três centavos).

Art. 16. À medida que o(a) responsável realizar as despesas durante o prazo de aplicação, deverá reunir toda a documentação fiscal comprobatória de cada item adquirido e/ou contratado com a verba de adiantamento.

Art. 17. Em se tratando de fornecimento de bem ou serviço por pessoa jurídica, o(a) responsável exigirá do fornecedor a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e, NFS-e), emitida dentro do prazo de aplicação, contendo os seguintes elementos:

I - identificação da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro como tomadora do serviço;

II - descrição clara e detalhada do produto ou serviço adquirido, especificando a quantidade, a unidade de fornecimento, o preço unitário e o preço total;

III - declaração expressa (recibo) de pagamento, firmada pelo fornecedor, informando o nome do(a) responsável pelo adiantamento, o valor e a data do recebimento;

IV - atesto de recebimento dos materiais assinado pela Autoridade Requisitante e por dois servidores lotados no local da realização da despesa, desde que não seja o servidor responsável pelo adiantamento;

SEÇÃO III - DA PRESTAÇÃO DE CONTAS DO ADIANTAMENTO

Art. 18. Para formalizar a prestação de contas do adiantamento, o(a) responsável deverá abrir o processo no Sistema Eletrônico de Informações, do tipo "Controle Interno: Prestação de Contas de Adiantamento, e relacioná-lo ao processo de concessão do numerário de origem, indicado no caput do artigo 5º desta Resolução.

Parágrafo único. Em nenhuma hipótese será admitida a prestação de contas realizada nos autos do processo de concessão do adiantamento.

Art. 19. O(A) responsável pelo adiantamento prestará contas da aplicação dos recursos concedidos no prazo de até 30 (trinta) dias, contados do último dia útil do prazo de aplicação assinalado na Nota de Empenho correspondente.

§1º. O atraso injustificado na prestação de contas impedirá a concessão de novo adiantamento ao servidor em mora.

§2º. A apresentação extemporânea da prestação de contas só será admitida por despacho fundamentado endereçado pela Autoridade Requisitante ao Controle Interno (CI), que avaliará, conforme oportunidade e conveniência, a possibilidade de prorrogação do prazo.

Art. 20. A consulta a que se refere o artigo 13 desta Resolução deverá ser realizada pelo responsável nos autos do processo de prestação de contas, através do anexo do "Formulário Declaração de Inexistência de Material em Estoque" e do "Formulário Declaração de Inexistência de Material em Licitação", submetidos, ato contínuo, à apreciação dos mencionados setores administrativos (COMAT, DGI, DIE ou DPMT).

Parágrafo único. A simples assinatura dos formulários pelo(a) servidor(a) responsável e/ou pela Autoridade Requisitante do numerário não dispensa manifestação expressa da COMAT e/ou da DIE no processo de prestação de contas, independentemente da forma utilizada.

Art. 21. Após a manifestação expressa dos órgãos referidos no artigo anterior, o(a) servidor(a) responsável emitirá o "Ofício de Apresentação da Prestação de Contas - Adiantamento", instruído com a documentação indicada no expediente e assinado pela Autoridade Requisitante da verba de adiantamento.

§1º. O "Quadro de Despesas" deverá ser preenchido de acordo com a ordem cronológica da realização das despesas e publicado no Portal da Transparência institucional após a aprovação da prestação de contas pelo Ordenador de Despesas.

§2º. A Autoridade Requisitante poderá elaborar, sem prejuízo da devida descrição e lançamento no Quadro de Despesas mencionado no parágrafo anterior deste artigo, um "Despacho Motivador" com justificativa idônea para cada aquisição realizada e/ou serviço contratado com a verba de adiantamento, contendo, especialmente, a sua destinação no órgão receptor e a finalidade em que será empregada o produto e/ou serviço,

§3º. O(A) servidor(a) responsável pelo adiantamento anexará ao processo de prestação de contas o Extrato de Movimentação Bancária, preferencialmente na forma eletrônica, com a demonstração de todos os lançamentos realizados no período de aplicação, inclusive com a liquidação integral do saldo remanescente, se for o caso, apresentando saldo zerado ao final.

§4º. Havendo saldo remanescente na conta corrente em razão da não aplicação integral dos recursos, o(a) servidor(a) responsável pelo adiantamento deverá realizar a sua devolução ao Fundo Especial da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro - FUNDPERJ, até o final do prazo da comprovação das despesas.

§5º. Eventualmente, na hipótese de a conta corrente ter gerado rendimentos automáticos, o agente suprido deverá devolver todos os rendimentos com o saldo originalmente devido e, caso a conta tenha sofrido descontos referentes a encargos bancários de qualquer natureza, o(a) servidor(a) responsável deverá realizar a complementação do saldo devedor às suas expensas.

§6º. Realizada a devolução do saldo remanescente ao FUNDPERJ, o(a) servidor(a) responsável deverá anexar o comprovante de transferência bancária no processo de concessão da verba e enviá-lo à Coordenação de Contabilidade (CONTAB) para ciência e registros devidos.

Art. 22. Caso a prestação de contas do adiantamento não seja apresentada no prazo determinado e a unidade administrativa requisitante não tenha solicitado prorrogação de prazo, o Controle Interno (CI) dará ciência à Autoridade Requisitante, via processo de solicitação da verba, fixando um prazo de até 10 (dez) dias úteis para a sua devida apresentação.

Parágrafo único. Superada a prorrogação de prazo concedida na forma do artigo anterior e não apresentada a prestação de contas, o Controle Interno (CI) instaurará a Tomada de Contas, processo administrativo de apuração de responsabilidade, encaminhando-o ao Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro (TCE-RJ), conforme a Deliberação TCE nº 279/2017.

Art. 23. Recebidos os autos do processo de prestação de contas do adiantamento, o Controle Interno (CI), em até 25 (vinte e cinco) dias úteis, emitirá um Relatório Conclusivo para certificar a regularidade da utilização e da comprovação das despesas realizadas com a verba de adiantamento.

§1º. O Controle Interno (CI) poderá solicitar justificativas adicionais para a realização das despesas, bem como a juntada de novos comprovantes, fotos, entre outros esclarecimentos necessários.

§2º. Em cada caso, o período de cumprimento de exigência não excederá de 10 (dez) dias corridos.

§3º. Findo o Relatório Conclusivo, o Controle Interno (CI) enviará o processo de prestação de contas à apreciação do Ordenador de Despesas, conforme o caso:

I - Secretaria de Orçamento e Finanças (SECOF): Unidades Administrativas constantes do Anexo Único desta Resolução, exceto nos adiantamentos solicitados pelo Gabinete do(a) Defensor(a) Pública-Geral (SEGAB); Coordenação Geral de Programas Institucionais (COGPI), Ouvidoria-Geral (OUVID) e Diretoria de Comunicação (DCOM);

II - Defensoria Pública-Geral do Estado (DPGE): adiantamentos solicitados pelo Gabinete do(a) Defensor(a) Pública-Geral (SEGAB); Coordenação Geral de Programas Institucionais (COGPI), Ouvidoria-Geral (OUVID) e Diretoria de Comunicação (DCOM).

Art. 24. Em até 5 (cinco) dias úteis a contar do recebimento do processo, o Ordenador de Despesas decidirá pela aprovação ou pela rejeição das contas apresentadas, acolhendo ou não as recomendações porventura indicadas no Relatório Conclusivo elaborado pelo Controle Interno (CI).

§1º. O Ordenador de Despesas encaminhará o processo à Coordenação de Planejamento e Orçamento (COPLO) para baixa da reserva orçamentária e à Coordenação de Contabilidade (CONTAB), para a baixa contábil.

§2º. O Núcleo de Liquidação de Benefícios (NULIB) remeterá o processo de prestação de contas ao Controle Interno (CI) para ciência, o qual, por seu turno, despachará À Unidade Administrativa solicitante do numerário informando sobre a aprovação da prestação de contas e à Coordenação de Gestão Documental (CODOC) para o arquivamento do expediente.

§3º. Em sendo o caso de rejeição das contas, o Ordenador de Despesas encaminhará o processo à Coordenação de Planejamento e Orçamento (COPLO), à Coordenação de Contabilidade (CONTAB) e ao Controle Interno (CI) para providências quanto à devolução do numerário porventura glosado, para o registro contábil da responsabilidade do(a) servidor(a) e à instauração de tomada de contas, caso necessário, respectivamente.

Art. 25. Ficam criadas Unidades Administrativas e definidas suas áreas de abrangência, na forma do Anexo Único desta Resolução. para fins de concessão, aplicação e comprovação dos adiantamentos.

Art. 26 - Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, revogada a Resolução DPGERJ nº 1.160, de 28 de junho de 2022.

Rio de Janeiro, 17 de agosto de 2023.

PATRÍCIA CARDOSO MACIEL TAVARES

Defensora Pública-Geral do Estado

ANEXO ÚNICO

UNIDADES ADMINISTRATIVAS

ÁREA DE ABRANGÊNCIA

GABINETE DPG

Solicitações realizadas pelo Gabinete do(a) Defensor(a) Público(a)-Geral

OUVIDORIA GERAL

Ouvidoria Geral (OUVID); Subouvidoria-Geral (SUBOUVID); Secretaria da Ouvidoria Geral (SEOUVID) e Assessoria da Ouvidoria Geral (ASSOUVID)

SEDE

Departamentos da Sede e órgãos de atuação sediados no Fórum Central e nos Fóruns Regionais da Comarca da Capital, excetuando-se os Núcleos de Primeiro Atendimento

SECRETARIA DE ENGENHARIA