RESOLUÇÃO DPGERJ N° 1026 DE 08 DE JANEIRO DE 2020

REGULAMENTA OS DOCUMENTOS DE ARQUIVO E SUA GESTÃO, O PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DAS ATIVIDADES-MEIO NO ÂMBITO DA DEFENSORIA PÚBLICA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, DEFINE NORMAS PARA A AVALIAÇÃO, ELIMINAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO E DÁ PROVIDÊNCIAS CORRELATAS

O DEFENSOR PÚBLICO-GERAL DO ESTADO, no exercício de suas atribuições legais, nos termos do art. 8º, I da Lei Complementar Estadual nº 06/77, e do art. 100 da Lei Complementar nº 80/94,

CONSIDERANDO:

-  o art. 216, § 2º, da Constituição da República Federativa do Brasil de 1988 que estabelece a responsabilidade de toda instituição pública gerir de forma adequada toda a documentação governamental e franquear sua consulta a quantos dela necessitem;

- a legislação arquivística estabelecida pela Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que determina como dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

- a regulamentação da política de arquivos no âmbito do Estado do Rio de Janeiro, por meio da Lei Estadual nº 5.562, de 20 de outubro de 2009, que define a gestão documental como dever da Administração Pública Estadual para garantir a efetividade dos direitos e garantias individuais e coletivos;

- o disposto na Resolução DPGE nº 876, de 25 de abril de 2017, que instituiu a Comissão de Gestão de Documentos da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro - DPGE/RJ, com a finalidade de coordenar as atividades necessárias à elaboração e implementação da Política de Gestão de Documentos da DPGE/RJ; e

- finalmente, a proposta elaborada e apresentada pela Comissão de Gestão de Documentos, na condição de responsável pela implantação da Política de Gestão Documental da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro.

RESOLVE:

Artigo 1º - Esta Resolução regulamenta a gestão de documentos e suas fases nas atividades-meio da Defensoria do Estado do Rio de Janeiro.

Artigo 2º - Para os efeitos desta Resolução, considera-se:

I - documentos de arquivo: todos os registros de informação, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzidos, recebidos ou acumulados por órgãos públicos e instituições de caráter público, em decorrência do exercício de suas funções e atividades;

II - gestão de documentos: o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução em fase corrente e intermediária, assegurando a racionalização e a eficiência dos arquivos, e visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

III – atividade-fim: atividade da DPRJ quando na execução de políticas públicas bem como no desempenho das funções específicas previstas nas leis e na Constituição que a instituíram. Resulta na produção e acumulação de documentos de caráter substantivo e essencial para o cumprimento das funções institucionais para as quais o órgão foi criado.

IV - atividade-meio: atividades de gestão  que a DPRJ leva a efeito para o desempenho de atribuições decorrentes das atividades-fim. Tem como característica auxiliar e viabilizar as atividades-fim.​ Resulta na produção e acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório relativos à atuação dos servidores e defensores públicos no âmbito gerencial administrativo.

CAPÍTULO I

DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Artigo 3º - Os documentos de arquivo são identificados como correntes, intermediários e permanentes, na seguinte conformidade:

I - consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que se conservam junto às unidades produtoras ou responsáveis em razão de sua vigência e da frequência com que são por elas consultados;

II - consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nas unidades produtoras ou responsáveis, por razões de interesse administrativo, aguardam na unidade que tenha atribuição de arquivo prazos de prescrição e precaução, para sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

III - consideram-se documentos permanentes aqueles com valor probatório, informativo ou histórico que devem ser definitivamente preservados.

Artigo 4º - Os documentos de arquivo, em razão de seus valores, podem ter guarda temporária ou guarda permanente, observados os seguintes critérios:

I - consideram-se documentos de guarda temporária aqueles que, esgotados os prazos de guarda na unidade produtora ou responsável, ou na unidade que tenha atribuição de arquivo, podem ser eliminados sem prejuízo para a coletividade ou memória da Administração Pública;

II - consideram-se documentos de guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos de guarda previstos no inciso anterior, devem ter sua preservação assegurada, por força das informações neles contidas, para a eficácia da ação administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa.

CAPÍTULO II

DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Artigo 5º - No âmbito da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro, cabe à Comissão de Gestão de Documentos propor a política de gestão de documentos, conforme previsto na Resolução DPGE nº 876, de 25 de abril de 2017.

Artigo 6º - São instrumentos técnicos básicos que sustentam a implementação de uma política de gestão de documentos o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos.

CAPÍTULO III

DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

Artigo 7º - O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento arquivístico utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo.

§ 1º - Entende-se por classificação de documentos a sequência das operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação.

§ 2º - Órgão produtor é a instituição ou entidade juridicamente constituída e organizada responsável pela execução de funções do Estado.

Artigo 8º - Série documental é o conjunto de documentos do mesmo tipo documental produzido por um mesmo órgão, em decorrência do exercício da mesma função, subfunção e atividade e que resultam de idêntica forma de produção e tramitação e obedecem à mesma temporalidade e destinação.

Artigo 9º - O código de classificação da série documental é a referência numérica que a associa ao seu contexto de produção, e é composto das seguintes unidades de informação:

I - função;

II - subfunção;

III - atividade;

IV - série documental.

Artigo 10 - Considera-se função o conjunto de atividades que o Estado exerce para a consecução de seus objetivos, que pode ser identificada como:

I - indireta ou auxiliar, quando é a que possibilita a infraestrutura administrativa necessária ao desempenho concreto e eficaz de função essencial;

II - direta ou essencial, quando corresponde às razões pelas quais foram criados os diferentes órgãos, caracterizando as áreas específicas nas quais atuam.

Artigo 11 - Considera-se subfunção o agrupamento de atividades afins, correspondendo cada subfunção a uma modalidade da respectiva função.

Artigo 12 - Considera-se como atividade a ação, o encargo ou o serviço decorrente do exercício de uma função.

Artigo 13 - O Plano de Classificação de Documentos relativo às atividades-meios da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro deverá apresentar os códigos de classificação das séries documentais com a indicação das funções, subfunções e atividades responsáveis por sua produção ou acumulação.

CAPÍTULO IV

DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS

Artigo 14 - A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento arquivístico resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que tem por objetivo definir os prazos de guarda e a destinação de cada série documental, com vista a garantir o acesso à informação.

Parágrafo único - Entende-se por avaliação documental o processo de análise que consiste em atribuir aos documentos valor primário (administrativo, fiscal, jurídico) ou secundário (probatório, informativo, histórico) e analisar seu ciclo de vida, com a finalidade de estabelecer os prazos de guarda dos documentos e sua destinação.

Artigo 15 - A Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meios da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro deverá indicar as séries documentais, os prazos de guarda e a destinação dos documentos, bem como sua fundamentação jurídica ou administrativa, quando houver.

§ 1º - Entende-se por destinação a decisão decorrente da avaliação documental, que determina o seu encaminhamento.

§ 2º - Será destinado para eliminação, após o cumprimento dos respectivos prazos de guarda, o documento que não apresentar valor que justifique sua guarda permanente.

§ 3º - Será destinado para guarda permanente o documento que for considerado de valor probatório, informativo ou histórico.

Artigo 16 - Para cada série documental deverá ser indicado o correspondente prazo de guarda, ou seja, o tempo de permanência de cada conjunto documental nas unidades indicadas, a saber:

I - unidade produtora ou responsável: deve ser indicado o número de anos em que o documento deverá permanecer na fase corrente, cumprindo a finalidade para a qual foi produzido, salvo os documentos em suporte físico que não foram digitalizados e inseridos em processos eletrônicos, estes deverão seguir o descrito no artigo 36 desta resolução;

II - unidade com atribuição de arquivo: deve ser indicado o número de anos em que o documento deverá permanecer na fase intermediária cumprindo prazos prescricionais ou precaucionais.

Artigo 17 - Os prazos considerados para a definição do tempo de guarda na unidade produtora ou responsável e na unidade que tenha atribuição de arquivo são os seguintes:

I - prazo de vigência: intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção.

II - prazo de prescrição: intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de guarda dos documentos será dilatado sempre que ocorrer a interrupção ou suspensão da prescrição, em conformidade com a legislação vigente.

III - prazo de precaução: intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda permanente.

CAPÍTULO V

DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE GUARDA TEMPORÁRIA

Artigo 18 - A eliminação de documentos no âmbito da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro será conduzida pela Comissão de Gestão de Documentos, instituída pela Resolução DPGE nº 876, de 25 de abril de 2017, e deverá ser executada de acordo com o estabelecido nesta resolução.

Artigos 19 - Dos conjuntos documentais destinados à eliminação, serão selecionadas, por meio de critérios qualitativos e quantitativos, amostragens representativas para guarda permanente.

§1º - Considera-se amostragem representativa o fragmento de um conjunto de documentos destinado à eliminação, mas que também integram, enquanto parte significativa de um todo maior, a memória institucional e o patrimônio cultural brasileiro. A amostra representativa é fundamental para preservação do acesso às fontes da cultura nacional.

§2ª - Para fins de aplicação do disposto no parágrafo anterior, o objeto da amostragem será de 1 (hum) processo por ano (de cada assunto) e deverá ser selecionado no momento da análise da listagem de eliminação documental.

Artigo 20 - O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado pela unidade responsável pelos documentos vinculados à sua função ou sob sua guarda, e dirigido à Comissão de Gestão de Documentos para aprovação, e ao Defensor Público Geral para autorização, por meio de “Listagem de Eliminação de Documentos”, conforme modelo constante do Anexo I, que estará disponível no Sistema Eletrônico de Informação - SEI/DPRJ, e que faz parte integrante desta resolução.

§1º - A "Listagem de Eliminação de Documentos" que contenha documentos que dependam de aprovação de contas para serem eliminados, deverá estar acompanhada dos seguintes documentos:

I – comprovantes de aprovação de contar por parte do Tribunal de Contas competentes, que poderá ser:

a) Certidão emitida pelo Tribunal de Contas;

b) Publicação do Acórdãos em órgão oficial.

II – quadro de consolidação das aprovações de contas, conforme modelo constante do Anexo II, e que faz parte integrante desta Resolução;

§2º - Os documentos que dependam de aprovação de contas só poderão ser incluídos na Listagem de Eliminação de Documentos se o conjunto documental foi julgado regular ou regular com ressalva pelo Tribunal de Contas.

§3º - É vedada a eliminação de conjunto documentos que compreender exercício que foi julgado irregular.

§4º - Caso a “Listagem de Eliminação de Documentos” contenha documentos que envolvam pagamento de despesas custeadas por unidades gestoras não selecionadas pelo Tribunal de Contas competente para fins de instrução e julgamento, na forma dos artigos 8º e 14 da Deliberação TCE-RJ Nº 278/2017, essa listagem deverá estar acompanhada de certidão emitida pela unidade administrativa responsável por acompanhar as prestações de contas da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro.

§5º - A “Listagem de Eliminação de Documentos” deverá conter local e data, nome e assinatura do responsável pela seleção dos documentos a serem eliminados, do Presidente da Comissão de Gestão Documental e do Defensor Público Geral.

Artigo 21 - A Comissão de Gestão de Documentos, em decorrência da aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meios da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro, após aprovação e autorização da “Listagem de Eliminação de Documentos”, fará publicar em veículo oficial os “Editais de Ciência de Eliminação de Documentos”, conforme modelo constante do Anexo III, que estará disponível no Sistema Eletrônico de Informação - SEI/DPRJ, e que faz parte integrante desta resolução.

§ 1º - O “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos” tem por objetivo dar publicidade ao ato de eliminação de documentos da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro.

§2º - A listagem completa contendo informações sobre os documentos a serem eliminados estará disponível na Internet (http://www.defensoria.rj.def.br/).

§ 3º - O “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos” deverá consignar o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos ou expedientes, mediante petição dirigida à Comissão de Gestão Documental, desde que tenham respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido.

Artigo 22 - O registro das informações relativas à execução da eliminação deverá ser efetuado pela Comissão de Gestão de Documentos por meio do “Termo de Eliminação de Documentos”, preenchido conforme modelo constante do Anexo IV, que estará disponível no Sistema Eletrônico de Informação - SEI/DPRJ, e que faz parte integrante desta resolução.

Artigo 23 - A eliminação de documentos de arquivo sem valor para guarda permanente será efetuada por meio da fragmentação manual ou mecânica dos suportes de registro das informações.

Parágrafo único - O material resultante da fragmentação dos documentos em suporte papel serão preferencialmente doados nos termos da legislação vigente.

Artigo 24 - Toda e qualquer eliminação de documentos de arquivo que não constem na Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meios da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro, será realizada mediante aprovação da Comissão de Gestão de Documentos e autorização do Defensor Público Geral.

CAPÍTULO VI

DA GUARDA PERMANENTE DE DOCUMENTOS

Artigo 25 - São considerados documentos de guarda permanente no âmbito da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro:

I - os indicados na Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meios da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro que serão definitivamente preservados;

II - os selecionados a partir da amostragem representativa nos termos do artigo 19 desta resolução; e

III - os identificados por Selo Histórico.

§1º - O Selo Histórico é um instrumento utilizado para indicar para guarda permanente documentos com temas relevantes que possuem reconhecido valor informativo e histórico e que não estão classificados para preservação na Tabela de Temporalidade.

§2º - O Selo Histórico poderá ser aplicado ou revogado em qualquer momento do andamento do processo pela Comissão de Gestão Documental.

Artigo 26 - Os documentos de guarda permanente de que trata o artigo anterior não poderão ser eliminados após a microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução, devendo ser preservados pela própria Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro.

Artigo 27 - Os documentos de guarda permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

Artigo 28 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar, destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda permanente ou considerado de interesse público e social.

CAPÍTULO VII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 29 - À Comissão de Gestão de Documentos, instituída pela Resolução DPGE nº 876, de 25 de abril de 2017, cabe a elaboração e atualização do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos decorrentes do exercício das atividades-meios da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro.

Artigo 30 - A Comissão de Gestão de Documentos fará aplicar, em suas respectivas áreas de atuação, o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meios da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro.

Artigo 31 - Para garantir a efetiva aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos relativo às atividades-meios, e com o objetivo de dar publicidade aos instrumentos técnicos de gestão, a Comissão de Gestão de Documentos deverá solicitar as providências necessárias para sua inclusão na página de Internet (http://www.defensoria.rj.def.br/) utilizada pela Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro.

Artigo 32 - À Comissão de Gestão de Documentos, na condição de responsável pela elaboração e implementação da Política de Gestão de Documentos da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro, caberá o reexame, a qualquer tempo, do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos relativo às atividades-meios.

Artigo 33 - À Coordenação de Gestão Documental, responsável por acompanhar a implementação e o cumprimento da Política de Gestão de Documentos no âmbito da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro, compete, sempre que solicitada, dar orientação técnica na área arquivística às unidades para aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos, bem como para aplicação das normas de avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivo.

Artigo 34 - À Coordenação de Gestão Documental caberá decidir sobre a conveniência e a oportunidade de transferências e recolhimentos de documentos em suporte físico à unidade que tenha atribuição de arquivo.

Parágrafo único - Os documentos em suporte físico já existentes que findaram antes de 30 de março de 2018 e que não foram digitalizados e convertidos em processos eletrônicos, deverão ser transferidos gradativamente à unidade com atribuição de arquivo, desde que respeitado os seguintes requisitos:

I - obedecer aos procedimentos disciplinados no Manual de Gestão Documental;

II - obedecer ao cronograma definido pela Coordenação de Gestão Documental;

III - obedecer à capacidade de armazenamento da unidade com atribuição de arquivo.

Artigo 35 - Caberá à Coordenação de Gestão de Documentos, comunicar à Comissão de Gestão de Documentos a eventual existência de outros documentos de arquivo produzidos em decorrência do exercício de atividades-meios não indicados no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meios, para sua incorporação.

Parágrafo único - A comunicação deverá ser obrigatoriamente acompanhada de proposta de temporalidade, devidamente justificada.

Artigo 36 - As disposições desta resolução aplicam-se, no que couber, também aos documentos arquivísticos eletrônicos, nos termos da lei.

Artigo 37 - A gestão de documentos das atividades-fim da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro será regulamentada em resolução específica para essa finalidade.

Artigo 38 - Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação.

ANEXO I 

(a que se refere o artigo 20 da Resolução DPGE nº 1026, de 08 de janeiro de 2020)

DEFENSORIA PÚBLICA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

[Nome por extenso e respectiva sigla da Unidade responsável

pelos documentos vinculados à sua função ou sob sua guarda]

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS nº _ _ /_ _ _ _

ANEXO II

(a que se refere o §2º do artigo 20 da Resolução DPGE nº 1026, de 08 de janeiro de 2020)

DEFENSORIA PÚBLICA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

[Nome por extenso e respectiva sigla da Unidade responsável

pelos documentos vinculados à sua função ou sob sua guarda]

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS nº _ _ /_ _ _ _

ANEXO III

(a que se refere o artigo 21 da Resolução DPGE nº 1026, de 08 de janeiro de 2020)

DEFENSORIA PÚBLICA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

COMISSÃO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS nº _ _ /_ _ _ _

O Presidente da Comissão de Gestão de Documentos, designado pela Resolução DPGE nº 876 de 25/04/2017, publicada no Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro de 27/04/2017, de acordo com a Listagem de Eliminação de Documentos nº _ _ / _ _ _ _, autorizada pelo Defensor Público Geral, faz saber a quem possa interessar que, a partir do 45º (quadragésimo quinto) dia subsequente à data de publicação deste Edital (indicar o nome do periódico oficial), se não houver oposição, a Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro eliminará os documentos constantes da listagem supramencionada, disponível na Internet (http://www.defensoria.rj.def.br/). Os interessados, no prazo citado, poderão requerer, às suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do processo, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida à Comissão de Gestão de Documentos das atividades-meios da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro.

(Local, data, nome e assinatura do Presidente da Comissão de Gestão de Documentos)

ANEXO IV

(a que se refere o artigo 22 da Resolução DPGE nº 1026, de 08 de janeiro de 2020)

DEFENSORIA PÚBLICA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

COMISSÃO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS nº _ _/_ _ _ _

Aos _ _ dias do mês de _ _ _ _ _ _ do ano de _ _ _ _, a Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro, de acordo com o que consta da Listagem de Eliminação de Documentos nº _ _/_ _ _ _, aprovada pelo Defensor Público Geral , e respectivo Edital de Ciência de Eliminação nº _ _/_ _ _ _, publicado no (indicar o nome do periódico oficial) em (indicar a data de publicação do edital), procedeu à eliminação dos documentos relativos à :

(Local, data, nome e assinatura do representante da Comissão de Gestão de Documentos que presenciou a eliminação dos documentos)

Rio de Janeiro, 08 de janeiro de 2020.

RODRIGO BAPTISTA PACHECO​

DEFENSOR PÚBLICO-GERAL DO ESTADO