RESOLUÇÃO DPGERJ N° 1009 DE 11 DE NOVEMBRO DE 2019

Publicada no D.O. de 18 de novembro de 2019.

O DEFENSOR PÚBLICO-GERAL DO ESTADO, no exercício de suas atribuições legais, nos termos do art. 8º, I da Lei Complementar Estadual nº 06/77, e do art. 100 da Lei Complementar nº 80/94,

CONSIDERANDO a necessidade de definir atribuições do âmbito da administração pública; e

CONSIDERANDO o constante dos autos do processo nº E-20/001.006764/2018,

RESOLVE:

Art. 1º Aprovar o MANUAL DE ATRIBUIÇÕES DAS DIRETORIAS E COORDENAÇÕES ADMINISTRATIVAS - 1ª Edição Gestão 2019/2020.

Art. 2º A atualização do manual dependerá da aprovação do 1º Subdefensor Público Geral do Estado e será disponibilizada na intranet. 

Art. 3º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação."

Rio de Janeiro, 11 de novembro de 2019.

RODRIGO BAPTISTA PACHECO

Defensor Público-Geral do Estado

ANEXO 

MANUAL DE ATRIBUIÇÕES DAS DIRETORIAS E COORDENAÇÕES ADMINISTRATIVAS

1ª Edição - Gestão 2019/2020

1. Para fins deste Manual, entende-se por:

I - planejar: atividade consistente em definir objetivos, desenvolver premissas sobre condições futuras, identificar meios para alcançar os objetivos e metas e definir os planos de ação necessários;

II - organizar: atividade consistente em dividir o trabalho, agrupar atividades em uma estrutura lógica, designar as pessoas para sua execução, alocar os recursos necessários e coordenar os esforços;

III - dirigir, gerenciar e supervisionar: atividades que consistem, conforme o nível hierárquico da estrutura da DPRJ, em coordenar e conduzir os esforços em direção a um propósito comum, liderar, comunicar, motivar, incentivar, gerir conflitos, reconhecer e recompensar;

IV - monitorar: atividade consistente em definir padrões de desempenho, comparar o desempenho com os padrões e tomar a ação corretiva para assegurar o alcance dos objetivos desejados;

V - órgão: qualquer unidade organizacional da estrutura das Secretarias. Os órgãos podem ser: secretarias, diretorias, coordenações, assessorias e núcleos.

2. São competências comuns das Diretorias:

I - gerenciar as suas coordenações e núcleos administrativos e responder pelos seus resultados;

II - estabelecer procedimentos e rotinas administrativas em matéria de sua competência, bem como das unidades organizacionais a ela vinculadas;

III - cumprir e fazer cumprir as determinações da Administração Superior;

IV - providenciar ou executar as atividades administrativas conforme as normas vigentes e rotinas administrativas determinadas pela Secretaria à qual a Diretoria estiver vinculada;

V - colaborar para a elaboração da Proposta Anual de Orçamento e de relatórios destinados a apresentar as atividades e outras realizações desenvolvidas no âmbito da DPRJ;

VI - formular e cooperar com demais Diretorias na realização de Termo de Referência com descrição do objeto do certame de forma precisa, suficiente e clara, determinando critérios objetivos visando à seleção da proposta mais vantajosa para o interesse público;

VII - planejar as contratações e aquisições relativas à sua Diretoria, comunicando ao Gestor do contrato, por escrito e imediatamente, a necessidade de alteração, prorrogação ou realização de novo procedimento licitatório de contratos relacionados à sua atividade;

VIII - informar, por escrito, ao Fiscal e ao Gestor do Contrato, bem como à Secretaria à qual a sua Diretoria estiver vinculada, qualquer irregularidade, inadequação ou falha no serviço ou bem a fim de verificar se os mesmos atendem às especificações contratadas;

IX - planejar, coordenar, supervisionar, monitorar e avaliar o desempenho do órgão no cumprimento de suas funções, comunicando por escrito qualquer irregularidade imediatamente à Secretaria administrativa que está vinculada;

X - promover e proporcionar um trabalho de cooperação e de integração entre os membros e os servidores;

XI - controlar o cumprimento dos prazos estabelecidos para cada trabalho do órgão;

XII - controlar e encaminhar, mensalmente, dentro do prazo determinado, a frequência dos servidores e estagiários que estejam sob a sua responsabilidade, e outras informações para a regularização da vida funcional do quadro de pessoal do órgão que coordena;

XIII - propor à área de gestão de pessoas o plano anual de treinamento, desenvolvimento e educação dos servidores de sua Diretoria e acompanhar sua execução;

XIV - participar dos programas de treinamento ou nomear servidor em substituição, comunicando a alteração à Secretaria a qual estiver vinculada;

XV - assinar os documentos oficiais da sua Diretoria, sendo responsável pela gestão das suas coordenações e demais núcleos;

XVI - prover o Portal da Transparência da DPRJ das informações inerentes à sua esfera de competência;

XVII - apresentar à Secretaria a qual estiver vinculada proposta de Plano Estratégico relacionado à sua Diretoria;

XVIII - desempenhar outras atividades afins ou que lhe forem determinadas.

2.1.           Os Diretores devem organizar a atividade administrativa das Coordenações em Núcleos específicos, apresentando a rotina e divisão de trabalho à Secretaria a qual está vinculado para padronização do serviço e identificação no SEI através de nomenclatura e sigla que deverá ser submetido ao Defensor Público Geral para aprovação.

2.2.           Os Diretores poderão indicar os Coordenadores, que serão responsáveis pelas atividades de seus núcleos administrativos.

3. A DIRETORIA DE MATERIAL, PATRIMÔNIO E TRANSPORTE​ – DMPT é competente para:

I - planejar, coordenar, implementar e controlar projetos relacionados aos materiais de consumo, bens móveis e transportes da DPRJ;

II - acompanhar e fiscalizar as atividades inerentes às Coordenações de Material, Patrimônio e Transporte, comunicando à sua Secretaria qualquer irregularidade imediatamente;

III - gerenciar a logística de solicitação, aquisição, distribuição, baixa física e contábil dos bens móveis;

IV - gerenciar o abastecimento e envio de materiais para todos os órgãos da Instituição, tanto da Capital quanto do interior do Estado;

V - gerenciar a logística de atuação conjunta da Coordenação de Material, Transporte e Patrimônio;

VI - gerenciar o fluxo de suprimentos dos materiais de consumo e dos bens móveis da Instituição;

VII - gerenciar os contratos de sua atribuição, buscando maior efetividade na sua execução, comunicando imediatamente qualquer irregularidade ou descumprimento ao Fiscal do Contrato e à Secretaria a qual está vinculada;

VIII - definir padrões para aquisição de bens e serviços de sua competência;

IX - solicitar à Secretaria a qual está vinculada a contratação de seguro obrigatório de danos pessoais causados por veículos automotores de vias terrestres e, se autorizado, o seguro geral;

X - formular anualmente o relatório total de bens pertencentes à Instituição;

XI - desempenhar outras atividades afins ou que lhe forem determinadas.

3.1. A Coordenação de Material – COMAT é competente para:

I - coordenar toda a movimentação, controle, armazenamento e identificação de bens materiais desde a sua aquisição até seu ponto de consumo;

II - identificar as necessidades de aquisição dos materiais de consumo para reposição de forma descentralizada, elaborando estatísticas de consumo para subsidiar previsão de novas aquisições;

III - organizar, em parceria com Coordenação de Transporte, o abastecimento e envio de materiais para todos os órgãos da Capital e Interior;

IV - coordenar os pedidos e distribuição dos bens móveis através de cronograma e plano de trabalho fixado junto com demais coordenações;

V - garantir a segurança dos servidores nas atividades realizadas pelo seu setor, comunicando qualquer irregularidade ou acidente ao Diretor e à Secretaria a qual está vinculada;

VI - garantir a boa gestão na utilização dos saldos dos processos de compras dentro dos respectivos prazos de vigência;

VII - comunicar qualquer irregularidade contratual ao Diretor Administrativo;

VIII - fiscalizar o armazenamento correto e distribuição segura dos materiais;

IX - promover testes de adequação dos bens, a fim de verificar se os mesmos atendem às especificações contratadas;

X - prestar as informações necessárias com vistas a subsidiar a Diretoria, bem como responsabilizar-se pela execução de projetos de sua competência;

XI - coordenar os pedidos de material e a logística de distribuição segundo cronograma fixado e prioridades da DPRJ;

XII - coordenar o recebimento, registro, processamento, atesto e envio das notas fiscais ao setor responsável de todos os bens móveis e materiais de consumo adquiridos pela DPRJ;

XIII - solicitar equipamentos e materiais no Sistema Integrado de Gestão e Aquisição do governo do Estado do Rio de Janeiro - SIGA;

XIV - controlar o saldo e vigência das atas de registro de preços referentes à aquisição de todos os bens móveis e materiais de consumo da DPRJ;

XV - coordenar a execução dos contratos de sua atribuição, comunicando imediatamente por escrito à sua Chefia qualquer irregularidade;

XVI - desempenhar outras atividades afins ou que lhe forem determinadas pela Diretoria.

XVII – realizar e encaminhar os pedidos de diárias e serviços extras de transporte.

3.2. A Coordenação de Patrimônio - COPAT é competente para:

I - exercer o controle geral dos bens integrantes do patrimônio da DPRJ, conservando atualizado o inventário da Instituição;

II - manter o registro individual dos bens da Instituição, contendo as seguintes informações: descrição, valor, localização, estado de conservação e funcionário responsável pela guarda, quando for o caso;

III - coordenar os procedimentos inerentes à incorporação e baixa no patrimônio da Instituição;

IV - coordenar o inventário dos bens existentes, codificando-os;

V - acompanhar a alocação de bens móveis da Instituição;

VI - promover a redistribuição de bens e materiais ociosos;

VII - inspecionar os bens móveis periodicamente;

VIII - solicitar avaliação técnica, quando necessária, às demais Coordenações sobre o estado físico dos bens a fim de verificar sua funcionalidade para viabilizar seu efetivo uso, reutilização ou baixa na Instituição;

IX - formular anualmente o relatório total de bens da DPRJ;

X - zelar pelo trâmite da doação e comodato de bens da DPRJ;

XI - estabelecer rotina de trabalho para atender as prioridades da Instituição quanto à aquisição e distribuição de bens;

XII - prestar as informações necessárias com vistas a subsidiar a Diretoria, bem como responsabilizar-se pela execução de projetos de sua competência;

XIII - desempenhar outras atividades afins ou que lhe forem determinadas pela Diretoria;

XIV - realizar e encaminhar os pedidos de diárias e serviços extras de transporte.

3.3. A Coordenação de Transporte - COTRAN é competente para:

I - gerenciar o fluxograma de multas, BDTs da frota, manutenção e abastecimento dos veículos, comunicando imediatamente à sua Diretoria e Secretaria qualquer irregularidade;

II - manter registro e gerenciar a frota de veículos;

III - fiscalizar e providenciar a regular documentação dos veículos e motoristas;

IV - zelar pela conservação e manutenção preventiva e corretiva dos veículos oficiais, comunicar à sua Secretaria a qual está vinculada as falhas verificadas, bem como solicitar os pertinentes reparos;

V - processar os agendamentos de transportes pelos órgãos demandantes;

VI - coordenar e comunicar imediatamente, por escrito, à Chefia imediata a ocorrência de acidentes ou irregularidades cometidas no âmbito de sua Coordenação;

VII - realizar e encaminhar os pedidos de diárias e serviços extras de transporte.

VIII - coordenar a tabela dos motoristas e escalas de serviços;

IX - coordenar e fiscalizar o recolhimento diário dos veículos em local apropriado;

X - verificar in loco os serviços de manutenção, nos casos de dúvidas suscitadas;

XI - prestar as informações necessárias com vistas a subsidiar a Diretoria, bem como responsabilizar-se pela execução de projetos de sua competência;

XII - desempenhar outras atividades afins ou que lhe forem determinadas pela Diretoria.

4. A DIRETORIA DE GESTÃO DE INFORMAÇÃO - DG​I é competente para:

I - planejar, coordenar, implementar e controlar projetos relacionados à Tecnologia da Informação (TI) na DPRJ;

II - planejar, coordenar e controlar a execução de serviços de terceiros relacionados à utilização de recursos de TI, comunicando qualquer irregularidade imediatamente ao Fiscal do Contrato e à Secretaria a qual está vinculada;

III - coordenar a elaboração do Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação e suas revisões, em conjunto com as demais unidades da DPRJ;

IV - avaliar a adequação e custos de projetos de TI, bem como avaliar seu alinhamento às necessidades e padrões de interesse da DPRJ;

V - estabelecer padrões, instrumentos, metodologias e normas operacionais e de utilização adequada dos recursos de TI e zelar pelo seu fiel cumprimento;

VI - estabelecer normas de segurança da informação e dos recursos computacionais na DPRJ, observada a legislação pertinente;

VII - planejar, desenvolver, implantar e manter os sistemas de informação necessários ao funcionamento da DPRJ, com recursos internos ou terceirizados;

VIII - planejar, implementar e manter a plataforma computacional da DPRJ;

IX - definir e manter o controle de acesso aos recursos;

X - desempenhar outras atividades afins ou que lhe forem determinadas.

4.1. A Coordenação de Sistemas de Informação - COSIS é competente para:

I - planejar, coordenar e acompanhar as atividades de desenvolvimento de sistemas de informação, portais corporativos e sistemas legados, utilizando recursos próprios ou de terceiros;

II - propor, implantar e manter atualizada a Metodologia de Desenvolvimento de Sistemas (MDS), documento auxiliar que normatiza o desenvolvimento de sistemas na DPRJ;

III - propor, implantar e manter atualizados demais métodos, processos, técnicas e normas padrões de desenvolvimento e manutenção de sistemas de informação, portais corporativos e sistemas legados;

IV - propor, implantar e manter atualizados os padrões de interface, navegabilidade e usabilidade dos sistemas de informação e sistemas legados, em articulação com a Diretoria de Comunicação;

V - gerir e executar as atividades de administração de componentes com vistas à consolidação de um padrão de arquitetura de software alinhada às políticas, normas e diretrizes da DPRJ;

VI - elaborar e manter atualizados os modelos e dicionários de dados dos sistemas corporativos da DPRJ;

VII - manter atualizadas informações da arquitetura dos sistemas de informação;

VIII - planejar e implementar controles nos sistemas de informação para proteger a comunicação de dados nas redes;

IX - realizar as atividades relativas à contratação, fiscalização e gestão de contratos de TI sob sua competência;

X - prestar as informações necessárias com vistas a subsidiar a Diretoria, bem como responsabilizar-se pela execução de projetos de sua competência;

XI - coordenar os macroprocessos de desenvolvimento, sustentação e absorção de sistemas de informação;

XII - desempenhar outras atividades afins ou que lhe forem determinadas pela Diretoria.

4.2. A Coordenação de Atendimento e Suporte – COATE é competente para:

I - planejar, coordenar e gerenciar o suporte aos usuários de serviços de TI, considerando a utilização de recursos internos ou terceirizados;

II - propor e assegurar o cumprimento dos acordos de níveis de serviços internos quanto aos recursos de infraestrutura de TI;

III - coordenar e supervisionar o uso de certificados digitais no âmbito da DPRJ;

IV - projetar soluções de modernização e ampliação dos recursos de TI, contendo especificações técnicas dos elementos:

a)            Estações de trabalho;   

b)           Software básico;

c)            Meios de comunicação internos e externos; e

d)           Impressoras.

V - contratar, fiscalizar e fazer a gestão de contratos, convênios e compras relativas a recursos de TI sob sua competência, em conjunto com a Coordenação de Licitações e Contratos;

VI - formular estratégias de relacionamento com os usuários e prestadores de serviços de TI na DPRJ;

VII - participar da elaboração e das propostas dos orçamentos anuais e plurianuais de TI, visando garantir os recursos adequados;

VIII - apoiar a elaboração do Plano Diretor de Tecnologia da Informação - PDTI e Plano Estratégico de Tecnologia da Informação - PETI, propondo prioridades relacionadas à COATE;

IX - desempenhar outras atividades afins ou que lhe forem determinadas pela Diretoria.

4.3. A Coordenação de Redes - CORED é competente para:

I - pesquisar, identificar, testar, avaliar, propor projetos e emitir informações, notas e pareceres de natureza técnica sobre soluções de tecnologia da informação para utilização na rede corporativa da DPRJ, sob o aspecto de infraestrutura de TI;

II - contratar, fiscalizar e gerenciar contratos, convênios e compras relativas à infraestrutura de tecnologia da informação, em conjunto com a Diretoria de Contratos Licitações e Convênios;

III - pesquisar, propor e implementar políticas e soluções que visem resguardar a segurança física e lógica para os recursos de tecnologia da informação da rede corporativa da DPRJ;

IV - propor a Política de Segurança da Informação e Comunicações - PoSIC e demais normas e procedimentos que visem à segurança da informação no ambiente da DPRJ;

V - planejar, coordenar e controlar as ações associadas a Segurança da Informação e Comunicações - SIC;

VI - gerenciar e monitorar a infraestrutura de TI, garantindo desempenho e disponibilidade conforme os acordos de níveis de serviços e operações;

VII - implantar e manter infraestrutura de TI, garantindo sua qualidade, disponibilidade e funcionalidade;

VIII - coordenar site redundante para garantir o espelhamento das informações e integridade dos serviços oferecidos;

IX - elaborar a especificação técnica dos equipamentos da rede de comunicação de dados;

X - realizar as atividades relativas à contratação, fiscalização e gestão de contratos de TI relativos à prestação de serviços de rede e infraestrutura de TI;

XI - avaliar propostas de projetos de atualização tecnológica quanto aos eventuais impactos no serviço prestado e propor medidas e ajustes visando à sua efetiva implantação;

XII - manter atualizada a descrição dos processos relativos aos serviços de gestão da infraestrutura de TI;

XIII - planejar, coordenar e controlar a implementação e manutenção da infraestrutura de TI;

XIV - apoiar a elaboração do Plano Diretor de Tecnologia da Informação - PDTI e Plano Estratégico de Tecnologia da Informação - PETI, propondo prioridades relacionadas à CORED;

XV - desempenhar outras atividades afins ou que lhe forem determinadas pela Diretoria.

4.4. A Coordenação de Gestão Documental - CODOC é competente para:

I - coordenar a gestão de documentos da DPRJ, acompanhando a implementação e o cumprimento da política de gestão de documentos, garantindo a recuperação e o acesso aos documentos, a difusão do conhecimento e a preservação da memória institucional;

II - planejar e coordenar a implantação das atividades de gestão de documentos no âmbito da DPRJ, visando o desenvolvimento de ações que assegurem a gestão, à disseminação da informação, o acesso pleno e a preservação do patrimônio arquivístico;

III - gerenciar, atualizar e divulgar periodicamente os instrumentos de gestão documental da DPRJ;

IV - gerir os sistemas de informação relativos à gestão documental e gestão eletrônica de documentos, estabelecendo rotinas específicas para esta atividade;

V - zelar pela contínua adequação do sistema de informação e gestão eletrônica de documentos à legislação de gestão documental e às necessidades da DPRJ;

VI - coordenar as atividades de apoio administrativo ao Serviço de Informação ao Cidadão - SIC;

VII - elaborar relatórios gerenciais da gestão de documentos;

VIII - realizar as atividades relativas à contratação, fiscalização e gestão de contratos sob sua competência;

IX - zelar pela guarda e manutenção do acervo documental da DPRJ;

X - articular-se com instituições que atuam na gestão de documentos no âmbito da administração pública estadual e federal, estabelecendo o intercâmbio de informação e experiências profissionais;

XI - desempenhar outras atividades afins ou que lhe forem determinadas pela Diretoria.

5. A DIRETORIA DE GESTÃO DE PESSOAS - DGP​ é competente para:

I - promover a gestão de pessoas na DPRJ, aplicando políticas e soluções inovadoras de seleção, desenvolvimento e manutenção de pessoal, com a finalidade de potencializar o comprometimento dos membros e servidores;

II - manter em ordem o acervo funcional de todos os membros da DPRJ, servidores, ativos e inativos;

III - acompanhar o desenvolvimento e a manutenção evolutiva do Sistema Integrado Corporativo (SICOR);

IV - controlar a frequência dos coordenadores submetidos à sua Diretoria;

V - adotar as providências necessárias à posse dos servidores, efetivos ou não;

VI - exercer as atividades relativas à expedição de documentos declaratórios da vinculação funcional de todos os membros da DPRJ; VII - exercer controle da lotação numérica e nominal de todos os cargos existentes na estrutura funcional da DPRJ;

VII - acompanhar e supervisionar a implantação do Plano de Cargos e Carreira da DPRJ;

VIII - propor diretrizes relativas à identificação das necessidades de formação e capacitação, bem como ao desenvolvimento e à avaliação de servidores da Instituição;

IX - planejar e acompanhar atividades de treinamento;

X - assessorar e prestar suporte às demais unidades da DPRJ no que concerne às melhores e efetivas práticas de gestão de pessoal;

XI - viabilizar o processo de reconhecimento de potencialidades e talentos de servidores da DPRJ;

XII - processar, instruir e remeter à Administração Superior os requerimentos de Defensores e Servidores para concessão, revogação, anulação de direitos e demais benefícios;

XIII - assinar os documentos oficiais da sua Diretoria, sendo responsável pela gestão de suas coordenações e demais núcleos;

5.1. A Coordenação de Recursos Humanos - CORH é competente para:

I - coordenar a avaliação do estágio probatório e capacitação de todos os servidores da DPRJ;

II - coordenar o concurso, lotação, remoção, permuta, nomeação, cessão e exoneração de todos os servidores em atuação na DPRJ e concurso de alteração de designação;

III - organizar as convocações, perícias, nomeações e entrevistas de servidores;

IV - manter atualizado o registro de lotação, informações remuneratórias e mapa de servidores;

V - coordenar a designação de servidores;

VI - prestar as informações necessárias com vistas a subsidiar a Diretoria, bem como responsabilizar-se pela execução dos projetos de sua competência;

VII - coordenar suas atribuições por meio de núcleos específicos de atividades;

VIII - desempenhar outras atividades afins ou que lhe forem determinadas pela Diretoria.

5.2. A Coordenação de Pagamento de Pessoal - COPAG é competente para:

I - elaborar e executar a folha de pagamento;

II - administrar e controlar o preparo do pagamento de membros e servidores da DPRJ, segundo as normas e cronogramas de pagamento;

III - receber, relacionar, registrar, atualizar e arquivar dados financeiros dos membros e servidores da DPRJ;

IV - preparar atestados e declarações relacionadas ao cadastro de pagamento de membros e servidores da DPRJ;

V - proceder aos trâmites relacionados aos empréstimos consignados, descontos de pensão alimentícia e demais descontos em folha de pagamento autorizados pela legislação;

VI - recepcionar e registrar o cadastramento e recadastramento de instituições consignatárias e atender aos membros e servidores da DPRJ sobre consignações;

VII - elaborar e encaminhar aos órgãos de controle externo as declarações relativas às contribuições fiscais, previdenciárias e demais pertinentes à folha de pagamento de membros e servidores;

VIII - cadastrar e atualizar adequadamente as informações referentes à folha de pagamento no portal da transparência da DPRJ;

IX - gerenciar o sistema de folha de pagamento;

X - desempenhar outras atividades afins ou que lhe forem determinadas pela Diretoria.

5.3. A Coordenação de Administração de Pessoal - COAPE é competente para:

I - receber, processar, apreciar ou remeter ao órgão responsável, em tempo hábil, questões referentes a direitos, vantagens de todos os membros e servidores da DPRJ;

II - receber, processar, apreciar ou remeter ao órgão responsável, em tempo hábil, os auxílios alimentação, transporte e outros dos servidores;

III - cadastrar e manter atualizadas as informações referentes ao pagamento dos membros e servidores ativos da DPRJ;

IV - receber, fiscalizar e cadastrar o sistema de frequência dos servidores da DPRJ;

V - administrar e registrar triênios, auxílios, férias, licenças e afastamentos dos membros e servidores ativos e cedidos da DPRJ, com a emissão dos respectivos avisos;

VI - prestar informações, quando solicitadas, nos processos referentes aos pedidos de exoneração, aposentação, comunicação de faltas, afastamentos previstos em lei, averbação de tempo de serviço, abono de permanência e demais concessões de direitos e vantagens de membros e servidores, ativos e inativos da DPRJ;

VII - instruir processos de concessão de aposentadoria, progressão e promoção de membros e servidores da DPRJ e, readaptação;

VIII - efetivar as decisões concernentes às nomeações, desligamentos, exonerações, demissões, aposentação, férias, licenças, afastamentos e demais direitos e vantagens de membros e servidores da DPRJ;

IX - averbar tempo de serviço dos membros e servidores da DPRJ;

X - registrar aposentadoria, abono de permanência e auxílios dos membros e servidores da DPRJ;

XI - manter atualizado o cadastro e apostilamento de nomes, estado civil e dependentes dos membros e servidores da DPRJ;

XII - registrar e atualizar a contagem e apuração de tempo de serviço dos membros e servidores da DPRJ;

XIII - elaborar lista de antiguidade dos membros e servidores da DPRJ;

XIV - conceder carteira funcional aos membros e crachá servidores da DPRJ;

XV - processar pedidos de certidão e averbação de licenças e férias de membros e servidores da DPRJ;

XVI - desempenhar outras atividades afins ou que lhe forem determinadas pela Diretoria.

5.4. A Coordenação de Saúde Ocupacional - COSOCUP é competente para:

I - prestar atendimento, orientação e acompanhamento psicossocial e odontológico individualizado aos membros e servidores da DPRJ;

II - avaliar o estado de saúde dos membros e servidores da DPRJ, para o exercício de suas atividades laborais;

III - realizar perícia médica nos pedidos de licença para tratamento de saúde ou por motivo de doença em pessoa da família, em prazo igual ou inferior a 90 dias;

IV - deferir alta médica (BIM de alta) durante o licenciamento, quando solicitado pelo membro ou servidor, com base em atestado médico;

V - encaminhar membros e servidores da DPRJ à perícia por Junta Médica na Superintendência de Perícias Médicas e Saúde Ocupacional (SPMSO) nas licenças para tratamento de saúde do próprio ou por motivo de doença em pessoa da família, nos prazos superiores a 90 dias e, nos casos de outros benefícios legais, dependentes de perícia médica;

VI - realizar perícias médicas domiciliares ou hospitalares em membros e servidores da DPRJ e seus dependentes quando determinado pela Administração Superior;

VII - realizar quesitos aos médicos assistentes sempre que houver necessidade de detalhar a situação de saúde que motiva o afastamento do trabalho, quando membros e servidores da DPRJ anuírem;

VIII - desempenhar outras atividades afins ou que lhe forem determinadas pela Diretoria.

6. A DIRETORIA DE INFRAESTRUTURA E ENGENHARIA – DIE é competente para:

I - planejar, projetar, executar e fiscalizar as manutenções, obras e reformas de prédios da DPRJ, relacionados à Engenharia e a Infraestrutura;

II - proceder à análise dos projetos de arquitetura, fundação e estrutura (Lógica, Elétrica e Hidráulica), oriundos de empresas terceirizadas contratadas pela DPRJ;

III - traçar planos de manutenção preventiva e corretiva dos prédios da DPRJ, sejam eles próprios ou não;

IV – proceder à vistoria prévia à locação, aquisição, permuta, cessão ou alienação de imóveis, mantendo, inclusive, registro fotográfico do local;

V - providenciar as adaptações necessárias nos prédios da DPRJ;

VI - supervisionar os serviços de manutenção predial realizados por empresas terceirizadas;

VII - desempenhar outras atividades afins ou que lhe forem determinadas.

6.1. A Coordenação de Manutenção Predial e Equipamentos - COMAP é competente para:

I - receber solicitações, abrir, direcionar, controlar, processar e coordenar as Ordens de Serviço (OS) entre as áreas;

II - realizar a visita técnica dos imóveis e ordens de serviço especiais;

III - auxiliar e acompanhar, quando necessário, a equipe da Coordenação de Material na seleção, separação e distribuição de materiais;

IV - executar as ordens de serviço, coordenando os setores multidisciplinares como civil, elétrica, refrigeração, marcenaria, pintura, hidráulica, vidraçaria, entre outros;

V - controlar, acompanhar e executar os layouts e obras da DPRJ;

VI - realizar a avaliação de imóveis;

VII - executar projetos básicos e executivos;

VIII - realizar a cotação e orçamento de obras e ordens de serviço;

IX - solicitar a contratação de serviços terceirizados;

X - coordenar toda logística e programação diária dos técnicos multidisciplinares;

XI - execução e prestação de contas de adiantamentos;

XII - realizar levantamentos estatísticos e relatórios;

XIII - desempenhar outras atividades afins ou que lhe forem determinadas pela Diretoria.

6.2. A Coordenação de Projetos, Obras e Fiscalização - COPOF é competente para:

I - realizar visita técnica para avaliação imobiliária, levantamento das condições físicas e medição;

II - desenvolver propostas com estudos preliminares, projetos arquitetônicos básicos e executivos para layouts e obras, com o levantamento do tipo e quantitativo de material e mobiliários necessários;

III - desenvolver projetos arquitetônicos, pesquisa e especificação de mobiliário não padronizado;

IV - realizar relatórios de vistoria de imóveis quanto às suas condições físicas;

V - solicitar mobiliários e equipamentos de informática, de acordo com o layout elaborado;

VI - solicitar equipamentos e materiais no Sistema Integrado de Gestão e Aquisição do Governo do Estado do Rio de Janeiro - SIGA;

VII - fiscalizar compras de materiais, fornecimento de serviços e demais atos relacionados à execução técnica dos contratos relacionados à DIE;

VIII - emitir declarações em processos licitatórios relacionados à construção civil;

IX - desempenhar outras atividades afins ou que lhe forem determinadas pela Diretoria.

6.3. A Coordenação de Telefonia – COTEL é competente para:

I - executar serviços de cabeamento telefônico e instalações das linhas fixas, conforme layout elaborado pela COMAP e COPOF;

II - requisitar materiais e equipamentos no Sistema Integrado de Gestão e Aquisição do Governo do Estado do Rio de Janeiro - SIGA;

III - executar a manutenção preventiva e corretiva dos equipamentos inerentes aos sistemas de telefonia fixa, nas sedes da DPRJ, mediante ordens de serviços;

IV - oferecer suporte e executar serviços para a Central de Relacionamento ao Cidadão;

V - realizar estudos e pesquisa de mercado para especificação e aquisição de equipamentos, materiais e soluções técnicas de telefonia que otimizem o custo-benefício das instalações novas e manutenção das já existentes;

VI - solicitar serviço de telefonia a rede do Governo pelo Sistema de Gestão de Telefonia do Departamento Estadual de Telecomunicações;

VII - providenciar junto ao órgão estadual de telecomunicações prestação de serviços de telefonia fixa e móvel, instalação de terminais novos, reparos e soluções técnicas para a sede e demais órgãos de atuação da DPRJ;

VIII - coordenar e controlar a telefonia móvel e as contas telefônicas da DPRJ;

IX - desempenhar outras atividades afins ou que lhe forem determinadas pela Diretoria.

6.4. A Coordenação Imobiliária – COIMOB é competente para:

I - realizar pesquisa por imóveis no Estado do Rio de Janeiro e Brasília, para celebração de contratos com a DPRJ;

II - elaborar laudos de avaliação e vistorias em imóveis para a DPRJ, tendo como objetivo locação de imóveis e cessão de uso;

III - desempenhar outras atividades afins ou que lhe forem determinadas pela Diretoria.

7. A DIRETORIA DE DIRETORIA DE ORÇAMENTO, FINANÇAS - DOF ​é competente para:

I - coordenar as atividades desenvolvidas pelas Coordenações subordinadas;

II - acompanhar e orientar o desenvolvimento e aprimoramento das técnicas de elaboração do orçamento e da programação financeira da DPRJ;

III - orientar, fornecer subsídios para elaboração e submeter à aprovação da Administração Superior a proposta orçamentária nos prazos estabelecidos;

IV - acompanhar a discussão e a aprovação do Plano Plurianual, da Lei de Diretrizes Orçamentárias e da Lei Orçamentária Anual;

V - planejar, dirigir, orientar e controlar as atividades relativas à execução orçamentária e financeira, compatibilizando-as com os objetivos e prioridades da DPRJ;

VI - controlar e avaliar as despesas realizadas, com o objetivo de elaborar solicitações de alterações do Quadro Demonstrativo de Despesa, ou pedido de créditos suplementares;

VII - acompanhar a execução orçamentária, assim como a aplicação dos recursos financeiros respectivos de todos os recursos colocados à disposição da DPRJ;

VIII - acompanhar as ações de abertura e encerramento do exercício financeiro;

IX - supervisionar o repasse do duodécimo, assim como a arrecadação das receitas próprias da DPRJ;

X - elaborar, bimestralmente, relatório para o Conselho de Controle de Gestão do FUNDPERJ;

XI - colaborar na elaboração da prestação de contas anual, no Relatório de Gestão Fiscal da DPRJ e outros documentos estabelecidos na legislação vigente;

XII - elaborar levantamentos e pesquisas orçamentárias, solicitadas pela Administração Superior;

XIII - desempenhar outras atribuições típicas inerentes à gestão orçamentária, financeira e contábil do orçamento público;

XIV - apresentar à Chefia Institucional proposta de Plano Estratégico relacionado à sua Diretoria.

7.1. A Coordenação de Contabilidade - CONTAB é competente para:

I - estabelecer procedimentos para o adequado registro contábil dos atos e fatos da gestão orçamentária, financeira e patrimonial da DPRJ;

II - elaborar, analisar e acompanhar os lançamentos contábeis da receita, da despesa e do patrimônio, visando à elaboração do Balancete Mensal, do Balanço Anual e demais Demonstrações Contábeis;

III - registrar no sistema contábil as movimentações no almoxarifado e o patrimônio da DPRJ;

IV - elaborar a prestação de contas mensal e anual da DPRJ, devendo esta última ser encaminhada ao Tribunal de Contas do Estado - TCE;

V - manter os registros contábeis atualizados, visando à análise e acompanhamento pelos órgãos centrais que compõem o Sistema de Controle Interno e Externo;

VI - garantir, na prestação de contas, a aplicação das normas de finanças públicas demonstrando as ações realizadas;

VII - estabelecer procedimentos para o adequado registro contábil dos atos e fatos da gestão orçamentária, financeira e patrimonial da DPRJ;

VIII - realizar o controle concomitante sobre os atos atinentes a despesa a ser liquidada e, após a análise, atestar e certificar a regularidade do gasto público de acordo com o estabelecido no art. 92 da Lei 287/79.

IX - verificar, nos processos de pagamento, o direito do credor, tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito, com a finalidade de apurar a origem do objeto do que se deve pagar, a importância exata a apagar e a quem se deve pagar a importância para extinguir a obrigação, de acordo com o art. 90 da Lei 287/79.

X - liquidar despesas, depois de verificado o atestado de entrega do material ou de prestação do serviço;

XI - prestar informações pertinentes à sua área para as demais unidades administrativas quanto à necessidade e correta utilização do Sistema Financeiro Obrigatório adotado no Estado do Rio de Janeiro;

XII - efetuar a conciliação bancária mensal, emitindo relatório;

XIII - realizar a conformidade dos registros no Sistema Contábil e Financeiro, dos atos de gestão orçamentária, financeira e patrimonial praticados pelos ordenadores de despesa e responsáveis por bens públicos;

XIV - prestar informações pertinentes à sua área aos órgãos de controle interno e controle externo;

XV - garantir na prestação de contas a aplicação das normas de finanças públicas, demonstrando as ações realizadas, orientando todos os setores da DPRJ;

XVI - aprimorar e manter a integração de sistemas auxiliares de registros contábeis relativos à gestão de custos, almoxarifado e patrimônio;

XVII - encaminhar nos padrões e prazos determinados pela legislação vigente os balancetes, balanços e outras demonstrações contábeis, atendendo, sobretudo, as instruções normativas do Tribunal de Contas, mantendo arquivo da documentação encaminhada;

XVIII - providenciar, após instauração do processo de tomada de contas, os registros contábeis em causas de perda, extravio ou outra irregularidade que resulte ou possa resultar dano ou erário devidamente quantificado e nos casos em que o responsável não preste contas ou o faz de forma irregular e nos demais casos previstos em legislação vigente;

XIX - orientar, coordenar e instruir as unidades operacionais de sua competência quanto aos procedimentos necessários para o registro de descentralização de crédito, emissão da nota de empenho e emissão/execução da programação de desembolso obedecidas as normas expedidas pela Contadoria Geral do Estado;

XX - certificar a regularidade da liquidação da despesa, conforme legislações pertinentes;

XXI - realizar o registro contábil da liquidação da despesa no sistema eletrônico de contabilidade;

XXII - regularizar as inconsistências contábeis, evidenciadas através do comando LISCONTIR antes do fechamento mensal;

XXIII - manter controle de formalização, guarda, manutenção ou destruição de livros e outros meios de registros contábeis, bem como dos documentos relativos à vida patrimonial;

XXIV - monitorar e acompanhar a adimplência dos encargos sociais e fiscais da DPRJ, visando a sua regularidade junto aos órgãos federais, estaduais e municipais;

XXV - cumprir com as disposições e os prazos contidos nas instruções normativas do Tribunal de Contas do Estado;

XXVI - atuar na elaboração do planejamento tributário, financeiro, previdenciário e orçamentário, trabalhando em conjunto com os demais setores envolvidos;

XXVII - atuar junto ao Ministério da Previdência Social e à Secretaria da Receita Federal, objetivando o cumprimento das obrigações acessórias de competência da DPRJ;

XXVIII - enviar, à instituição financeira competente, ordem de aplicação financeira dos recursos arrecadados pela DPRJ diariamente;

XXIX - efetuar os lançamentos relativos à receita arrecadada, diariamente, e efetuar o seu monitoramento, com a finalidade de auxiliar o Setor de Orçamento a manter mecanismos de controle da execução do Orçamento Anual;

XXX - emitir parecer técnico relacionado à contabilidade nos processos da DPRJ, quando solicitado;

XXXI - manter o Portal da Transparência com as informações atualizadas;

XXXII - desempenhar outras atribuições típicas inerentes à gestão contábil do orçamento público.

7.2. A Coordenação Financeira - COFIN é competente para:

I - coordenar as atividades desenvolvidas pelos núcleos subordinados;

II - coordenar, orientar, controlar e promover as atividades relativas à execução orçamentária e financeira;

III - acompanhar o comportamento da execução orçamentária por programa, subprogramas, projetos, atividades, elementos e subelementos de despesa;

IV - acompanhar o empenhamento das despesas, emitindo as respectivas notas de autorização de despesa, notas de empenhos e, quando for o caso, também suas anulações e reforços;

V - acompanhar o pagamento das despesas, controlando a emissão da programação de desembolso e sua execução;

VI - analisar os processos de empenhamento e pagamento;

VII - controlar os pagamentos pelo regime de caixa e de competência;

VIII - coordenar as ações de abertura e encerramento do exercício financeiro;

IX - manter o Portal da Transparência com as informações atualizadas;

X - desempenhar outras atribuições típicas inerentes à gestão financeira do orçamento público.

7.3. A Assessoria de Planejamento e Orçamento - ASSPLO é competente para:

I - promover o levantamento e a análise das necessidades orçamentárias da DPRJ;

II - orientar e fornecer subsídios para a elaboração da proposta orçamentária da DPRJ;

III - providenciar, junto às Diretorias, a previsão de despesas para elaboração da proposta orçamentária dentro dos prazos estabelecidos;

IV - acompanhar a discussão e a aprovação do Plano Plurianual, da Lei de Diretrizes Orçamentárias e da Lei Orçamentária Anual;

V - acompanhar o comportamento da execução orçamentária por programa, projetos, atividades, elementos e subelementos de despesa;

VI - revisar e acompanhar a execução do Plano Plurianual;

VII - analisar e avaliar as consequências, no orçamento, decorrentes do contingenciamento;

VIII - verificar a legalidade dos atos de execução orçamentária, zelando para que a realização da despesa se processe de acordo com as leis e as instruções vigentes;

IX - informar a disponibilidade de dotação orçamentária em todos os processos de despesa da DPRJ;

X - confeccionar o Ato de Reconhecimento de Dívida;

XI - manter o Portal da Transparência com as informações atualizadas;

XII - desempenhar outras atribuições típicas inerentes à gestão orçamentária do orçamento público.

8. A DIRETORIA DE DIRETORIA DE CONTRATOS, LICITAÇÕES E CONVÊNIOS - DCLC é competente para:

I - planejar, organizar, dirigir, monitorar e avaliar as atividades de licitações e contratos desenvolvidas no âmbito da DPRJ;

II - zelar pelo cumprimento dos procedimentos licitatórios destinados às contratações administrativas, em conformidade com o que estabelecem a legislação e demais normas vigentes;

III - submeter minutas dos editais de licitação à apreciação do órgão de assessoramento jurídico da DPRJ, visando à legalidade da realização dos procedimentos licitatórios;

IV - assegurar a efetividade dos procedimentos de gestão administrativa de renovação ou prorrogação de contratos, convênios e demais instrumentos congêneres firmados conforme determinação da respectiva Secretaria e revisar, quando necessário, as minutas de contratos, convênios e demais instrumentos congêneres elaboradas por suas Coordenações;

V - prestar apoio e orientação técnica às unidades requisitantes na elaboração de termos de referência e projetos básicos;

VI - submeter à autoridade competente para homologação e adjudicação, os processos de licitação em conformidade com o que estabelecem a legislação e demais normas vigentes;

VII - submeter à autoridade competente os processos das contratações que envolvam dispensa ou inexigibilidade de licitação;

VIII - zelar pela formalização dos contratos e sua respectiva publicidade;

IX - submeter à Assessoria Jurídica para análise e manifestação as questões relevantes no que se refere à conformidade jurídica dos processos de contratação e execução do objeto dos contratos

X - emitir pareceres em procedimentos de gestão administrativa, de matérias pertinentes à Diretoria;

8.1. A Coordenação de Licitações - CL é competente para:

I - cooperar e oferecer suporte às demais unidades da DPRJ na formulação dos termos de referência e demais documentos relacionados à licitação;

II - planejar, organizar, coordenar e controlar as atividades de licitação;

III - adotar as medidas indispensáveis à realização dos procedimentos licitatórios destinados às contratações administrativas, em conformidade com o que estabelecem a legislação e demais normas vigentes;

IV - planejar, organizar, coordenar e controlar as atividades relativas às cotações;

V - adotar as medidas indispensáveis à realização dos procedimentos de gestão administrativa destinados à realização de cotações eletrônicas, em conformidade com o que estabelecem a legislação e demais normas vigentes;

VI - prestar informações aos interessados no tocante às cotações eletrônicas em curso;

VII - realizar, mediante exclusiva determinação das respectivas Secretarias, pesquisas de preços, em auxílio a outros órgãos da Administração;

VIII - auxiliar a Coordenação de Contratos nos cálculos de índices e reajuste do preço previsto no contrato inicial;

IX - preparar e publicar as minutas dos editais de licitação, bem como as demais decisões relativas aos procedimentos licitatórios, de acordo com o que preconizam a legislação e demais normas vigentes;

X - controlar os prazos para recursos e/ou impugnações apresentados em procedimentos licitatórios;

XI - zelar pela adequada instrução dos procedimentos de gestão administrativa, na sua esfera de competência;

XII - apoiar a Comissão Permanente de Licitações e Pregoeiros nos procedimentos licitatórios;

XIII - prestar informações aos interessados no tocante às licitações em curso;

XIV - prover o Sistema Integrado de Gestão Fiscal (SIGFIS), quando necessário, das informações inerentes à sua área de competência.

8.2. A Coordenação de Contratos – CCONT é competente para:

I - planejar, organizar, coordenar e controlar as atividades relacionadas à formalização dos contratos, convênios e instrumentos congêneres;

II - acompanhar os prazos de vigência dos contratos e instrumentos congêneres firmados pela DPRJ, informando à Diretoria ou órgão demandante quanto à necessidade de renovação ou prorrogação nos termos dispostos em ato normativo específico;

III - zelar pela adequada instrução dos processos de contratações que envolvam dispensa ou inexigibilidade de licitação;

IV - gerenciar, coordenar, executar, supervisionar e acompanhar a execução dos contratos e gerenciar o sistema de gestão de contratos;

V - coordenar os procedimentos de adesão a registro de preços solicitados pelos órgãos demandantes;

VI - provocar os órgãos demandantes quanto à regularidade e completude dos documentos que instruem os processos direcionados a contratações;

VII - acompanhar a celebração dos contratos, termos aditivos, apostilamentos e termos de ajuste de contas, colhendo as assinaturas, providenciando a publicação dos respectivos extratos e o encaminhamento dos documentos pertinentes ao Tribunal de Contas do Estado, bem como os registros junto aos Sistemas do Poder Executivo do Estado;

VIII - controlar o prazo de vigência dos contratos, comunicando, por escrito, imediatamente à respectiva Secretaria a necessidade de aditamento, prorrogação ou deflagração de novo processo licitatório;

IX - instruir os processos com os documentos necessários às alterações contratuais requeridas pelos contratados e encaminhá-los à Autoridade Superior para decisão;

X - prover o Sistema Integrado de Gestão Fiscal (SIGFIS), quando necessário, das informações inerentes à sua área de competência;

XI - cooperar e oferecer suporte às demais unidades da DPRJ na formulação dos termos de referência e demais documentos relacionados a contratos;

XII - comunicar à autoridade competente as irregularidades cometidas pela contratada, informadas pelos fiscais do contrato, sugerindo a abertura de procedimento administrativo para eventual aplicação de penalidade;

XIII - coordenar o processamento dos procedimentos apuratórios e subsidiar com os documentos necessários a decisão final da autoridade competente quanto à aplicação das penalidades administrativas aos contratados;

XIV - manter atualizado o cadastro de gestores e fiscais dos contratos;

XV - promover o controle das garantias contratuais;

XVI - acompanhar e documentar as publicações inerentes aos contratos na Imprensa Oficial;

XVII - verificar, junto à unidade competente, a disponibilidade orçamentária;

XVIII - submeter à Assessoria Jurídica para análise e manifestação as questões relevantes no que se refere à conformidade jurídica dos processos de contratação e execução do objeto dos contratos;

XIX - desempenhar outras atividades afins ou que lhe forem determinadas pela Diretoria.

8.3. A Coordenação de Convênios – CCONV é competente para:

I - gerenciar e executar os projetos em parceria com a Coordenação de Gestão Estratégica e demais órgãos da DPRJ;

II - elaborar, coordenar, acompanhar e controlar o processo de execução de convênios e parcerias diversas, observando as diretrizes e metas traçadas para o desenvolvimento da DPRJ;

III - apresentar relatórios e prestações de contas;

IV - acompanhar e controlar os acordos e convênios;

V - manter atualizado o cadastro dos acordos e convênios, controlando seus prazos, comunicando, por escrito, imediatamente à respectiva Secretaria, a necessidade de aditamento, prorrogação ou nova licitação;

VI - cooperar e oferecer suporte às demais unidades da DPRJ na formulação de acordos e convênios e demais documentos relacionados a convênios;

VII - fornecer à Assessoria Jurídica as informações necessárias para a elaboração dos acordos, convênios e termos de cooperação a serem firmados;

VIII - prover e gerenciar os dados do Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de Repasse do Governo Federal (Siconv) das informações inerentes à sua área de competência dentro do prazo;

IX - coordenar e atender, no prazo, as solicitações de prestação de contas provenientes dos convênios;

X - apresentar, anualmente, o relatório das atividades desenvolvidas à Administração Superior;

XI - apoiar e coordenar a elaboração de proposta de emenda parlamentar, solicitando projetos às Coordenações da DPRJ;

XII - desempenhar outras atividades afins ou que lhe forem determinadas pela Diretoria.

*Republicada por incorreção no original DO de 16.10.2019